рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

О стандартах

О стандартах - Дипломный Проект, раздел Программирование, Система компьютерного ведения документации О Стандартах. Как И Любая Область Человеческой Деятельности, Сфера Документоо...

О стандартах. Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.

Проблема 1. Архивная система должна быть интегрирована с приложениями, в которых порождаются различные электронные документы. Желательно, чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя, который работал бы с архивной системой напрямую, минуя обращения к файловой системе. Следовательно, диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на диалоги работы с архивной системой.

Единственным решением удовлетворить как производителей приложений, так и производителей архивный систем является выработка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса. Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA Open Document Management API . На сегодняшний день данный интерфейс поддерживается следующими производителями архивных систем PC DOCS, Saros, Novell Soft Solutions , Watermark, Documentum и со стороны производителей приложений компаниями Corel Corel WordPerfect Suite и Microsoft Office 97 . Проблема 2. Иногда предприятие использует одновременно несколько систем управления документами.

В качестве примера можно привести транснациональную и многопрофильную корпорацию DuPont. В подразделениях, которые ведут разработку новых химических продуктов, исторически используют Documentum новые подразделения остановили свой выбор на DOCS Open, как на более дешевом решении в расчете на одного пользователя. Соответственно возникает проблема, как пользователю с одного рабочего места иметь доступ к нескольким архивным серверам для поиска документов.

Для обеспечения совместной работы нескольких архивных серверов предназначен стандарт ODMA версия 2. Впервые такая совместная работа серверов DOCS Open и Documentum была продемонстрирована в середине 1996 года. Проблема 3. Аналогичная проблеме 2, но для систем класса workflow. Выработкой стандарта для совместной работы workflow-систем от различных производителей занимается некоммерческая организация WorkFlow Coalition, а выработанная ею спецификация носит название Workflow Coalition API. В середине 1996 года была показана совместная работа систем от семи производителей. Проблема 4. При работе с образами документов важна унификация используемых форматов.

В качестве единого формата для черно-белых образов документов был принят формат TIFF GROUP IV. Для электронных документов другого типа стандартизация не достигла значительного прогресса вследствие разнообразия типов приложений, порождающих электронные документы.

Для распространения электронных документов принят формат, разработанный компанией Adobe PDF. 10. Модель документооборота Определенные ранее направления автоматизации документооборота поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента хождения документов, определяют трехмерное пространство свойств рисунок 6 , где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии.

Рисунок 6. Модель документооборота. Первая ось F характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений.

Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов. Вторая ось D - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри корпорации так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слобо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора.

Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия. Третья ось R вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов, а именно описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться.

Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков атрибутов и перечень выполнения операций. Точка в пространстве F, D, R определяет состояние системы документооборота и имеет координаты f, d,r, где f, d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично.

Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации возникали ситуации, когда никто вроде бы и не виноват, а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси F и, возможно, по оси D , однако значение координаты по оси R было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом.

При этом не надо пока заботится о СУБД ось F или электронных архивах ось D - речь идет только об изменении значения координат по оси R . В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да. Единственно, что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом.

Чаще ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием.

Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб почтовых ящиков, прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты 1,1,1 - все равномерно, единственное, что отсутствует - компьютеризация. 10.1.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Система компьютерного ведения документации

Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика… Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе… Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: О стандартах

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Концепция построения систем автоматизации документооборота
Концепция построения систем автоматизации документооборота. Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает

История развития систем документооборота
История развития систем документооборота. Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шп

Что есть документ
Что есть документ. Документ - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока нельзя. Устная речь позволяет

Взаимосвязи документов
Взаимосвязи документов. Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие. Наиболее типичный случай - вход

Немного из практики работы канцелярии
Немного из практики работы канцелярии. Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими документами рассмотрим процессы их обработки. Основным процессом канцелярии является

Что такое документооборот
Что такое документооборот. Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по тип

Стоимость время поиска необходимой информации
Стоимость время поиска необходимой информации. определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количест

Стоимость время передачи документа от одного рабочего места к другому
Стоимость время передачи документа от одного рабочего места к другому. Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравне

Основы организации документооборота
Основы организации документооборота. Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны пра

Канцелярия и архив организации
Канцелярия и архив организации. Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов рисунок 3 . Все документ

Канцелярия и документооборот уровня отдела
Канцелярия и документооборот уровня отдела. Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборот

Психология документооборота
Психология документооборота. Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже существующими информацион

Масштабируемость
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощность

Модульность
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач

Организация хранения электронных документов
Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризу

Принципы управления хранением
Принципы управления хранением. Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило управления хранением. Данные находятся в сохранности только тогда, когда они хранятся более чем

Организация поиска документов
Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективност

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы
Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пол

Поддержка коллективной работы с документом
Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на c редактирования,

Поддержка составных документов
Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой д

Перевод бумажных документов в электронную форму
Перевод бумажных документов в электронную форму. Данная проблема подразделяется на два основных класса Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных

Обработка документа
Обработка документа. Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов является предварительная подготовка документов для сканирования. Перед сканированием необходимо от

Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения
Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения. При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оп

Системы электронной почты
Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность. Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, ч

Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения жесткая маршрутизация
Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения жесткая маршрутизация. Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные комбиниров

Эволюция модели
Эволюция модели. Предложенная модель документооборота не является застывшим образованием, данным нам в ощущениях - прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели рисунок

Модель и типы собственности
Модель и типы собственности. Оси F и D определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты R пространства модели документооборота. При этом модель н

Что же из всего этого следует
Что же из всего этого следует. Координаты точки, характеризующей сбалансированную систему документооборота, должны иметь ненулевые значения, а в идеале быть примерно одинаковы - соответствовать дру

Один пример из жизни предприятия
Один пример из жизни предприятия. Два завода отгружают продукцию друг другу, например, руду вагонами. От поставщика приходят счета фактуры, которые попадают в канцелярию потребителя, откуда

Пример построения документооборота на основе программы Staffware
Пример построения документооборота на основе программы Staffware. Электронный документооборот, реализуемый с помощью программных систем класса workflow представляет собой автоматизированный процесс

Возможности настройки
Возможности настройки. Сам по себе пакет Staffware - это интегрированный набор инструментальных средств, не зависящих от конкретной прикладной области. Одна из главных целей, которую преслед

Описание бизнес-процедур
Описание бизнес-процедур. Процесс описания включает спецификацию шагов процедуры, для каждого из которых задается его цель, исходные данные и порядок действий пользователя. На рисунке 11 представле

Конструкторы
Конструкторы. Средой выполнения процедур в Staffware служит Графический Конструктор Построитель Процедур GWD , позволяющий анализировать и описывать сценарии реальных бизнес-процессов, отражающих р

Взаимодействие с внешним миром
Взаимодействие с внешним миром. Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней средой - можно найти очень мало примеров, когда компания представляет только вещь в себе. Поэто

Организационные проблемы
Организационные проблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура причем - не всегда оптимальная, формируются свои, характерные только для нее,

Психологические проблемы
Психологические проблемы. Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия СУД представляется как панацея от

Проблема кадров
Проблема кадров. Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. Это так и есть в молодых, относительно недавно с

Делать самим или использовать готовые системы
Делать самим или использовать готовые системы. Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы документооборота - делать самим или использовать готовые программные продукты? Рассмотрев

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги