Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции

Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции. Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов. Управление торговыми процессами в ЗАО Посад резинотехника основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров.

Движение информации между ЗАО Посад резинотехника и внешней средой поставщиками, покупателями осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации входную, внутреннюю и выходную информацию. От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов. Продажа товара происходит по следующей схеме Укрупненная схема информационных потоков. Заявка Счет к оплате Платежи Заявка на склад Товары Заявка на поставку Товары Заявка Платежи Товар на товар Рис. 1.3 Схема информационных потоков предприятия Рассмотрим информационные потоки предприятия рис. 1.3 . Заказчик юридическое лицо делает заявку у менеджера сбрасывает по факсу или договаривается по телефону на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы. После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Более детально процесс реализации продукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно проследить из следующей схемы Детальная схема по конкретному человеку оплата по счету резервирование Данные Товар Рис. 1.4 Схема информационных потоков по отделу Выписка АСУ предназначена для решения автоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ товарно-материальных ценностей. Основной единицей информации в системе является документ.

Существует несколько видов документов накладная, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы товарные и расчетно-денежные операции. При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров. Рассмотрим информационные потоки отдела Выписка рис. 1.4 . При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией.

В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком. На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать. В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы - списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов. Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции. Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени. Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить. 1.3 Обоснование использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека экономической, финансовой, политической, духовной.

И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ЗАО Посад резинотехника автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета.

В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др. для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки. Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции. Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров.

Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п. Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей постоянная информация, должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров. Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы.

Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур. В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Автоматизация управления торговыми процессами в ЗАО Посад резинотехника повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети. Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик. Критериями выбора технических средств являются надежность функционирования системы функциональная полнота системы быстродействие минимизация затрат на стоимость аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице. Технические характеристики. Описание характеристики Характеристики Конфигурация системного блока Материнская плата Процессор Pentium III Кэш-память 256 Kb Оперативная память 256 Mb Емкость НЖМД 20 Gb CD-ROM привод 50х НГМД 1.44 Mb Монитор Размер 15 Безопасность ТСО-95-99 Мультимедиа Нет Принтер Тип Лазерный Формат А4 1.4 Характеристика организации обработки информации В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях.

При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д. Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами например, кнопками, предназначенными для выработки управляющих воздействий сохранение, отмена изменений и навигации перемещению по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения диапазоны значений интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа дата будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД. Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации.

Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц. Постоянная информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников.

Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются Спрвочник Товары, Справочник Контрагенты и Справочник Фирмы. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе.

В Справочнике Фирма указано наименование и адрес данного предприятия. Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров. Основными отчетами будут отчет по приходным и расходным документам, отчет по остаткам товаров и формирование прайс-листа.

Отчет по приходным и расходным накладным будет группировать эти документы в соответствии с заданным периодом. Отчет по остаткам ТМЦ на складах будет показывать текущее состояние склада, то есть то количество товара, которое есть на данное время время создания отчета. Прайс-лист будет показывать товары, которые есть в наличии, с указанием цен на эти товары. Далее проведем формализацию обработки этой информации. 1.5