Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием. Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс.
Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.
Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д. В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления ЕГСДОУ. Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами.
В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям выполняемым или ролям, доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов. Форма документаДокументопотоквходящей информациивнутренних документовисходящей информацииЭлектрон - ные документыСообщения электронной почты Факсимильная информацияСообщения в корпоративной сети ФаксыОтветы и письма по электронной почте Факсимильная информацияБумажные документыПисьма Договоры и контракты Законодательные акты Нормативные документы Периодические издания Книги Реклама АнкетыПриказы Инструкции.
Отчеты Служебные записки Командировочные документы Бухгалтерские документыПисьма Договоры и контракты Пресс релизы Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам.
Специальное структурное подразделение осуществляет регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел. Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию workflow стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия внешнее и внутреннее. Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями.
Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы. Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов optical character recognition - OCR. Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране.
Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом. 2.3 Системы управления электронным документооборотом Система управления электронным документооборотом СУЭД предназначена для следующих целей интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
СУЭД должна соответствовать существующей информационно организационной структуре предприятия группы предприятий и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры. СУЭД рис. 4 приложение предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая 1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно распорядительных документов подсистема Электронный архив 2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов подсистема Ввод стандартных форм документов 3. управление делопроизводством создание, обработка и систематизация архивного хранения документов подсистема Делопроизводство.
Объектом автоматизации являются процессы создание документов подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно распорядительных, отчетно статистических, учетных, плановых, информационно справочных и других управленческих документов работы с документами передача, учет, контроль исполнения и др Основные требования к системе состоят в следующем.
Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы.
СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием.
Система должна допускать круглосуточный режим функционирования иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия норм, правил, порядка, форматов и т.п Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные емкие.
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.
Подсистема Электронный архив предназначена для следующих целей оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования получение электронных графических образов и OCR распознавания преобразование их в текстовые документы оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников передачи электронных документов в подсистему Делопроизводство реквизитного и полнотекстового индексирования документов хранения электронных документов всех видов и представлений в том числе графических образов, их поисковых образов и индексов атрибутных и полнотекстовых адресация оригиналов документов в бумажном архиве поиска и извлечения документов из электронного архива вывода документов из системы в виде твердой бумажной копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных Подсистема Ввод стандартных форм документов обеспечивает проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы Электронный архив включая сканирование, OCR ICR стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД. Подсистема Делопроизводство обеспечивает создание электронных документов средствами подсистемы ведение версий редакций документов и их авторства защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа электронное визирование документов электронная подпись связывание документов в логические группы организацию потока работ с документами задание маршрута регламентного или ситуационного движения документов и условий осуществления работ с ними допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами управление маршрутами движения документов контроль местонахождения документа и состояния его исполнения передачу и извлечение документов виз подсистемы Электронный архив.
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом средства для ввода бумажных документов и распознавание образов средства для создания электронных документов средства для организации и работы с электронным архивом технологические средства, ориентированные на управление документооборотом технологические средства, ориентированные на управление документами инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.
Рассмотрим организационно функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы Интеллектуальные технологии Cognitive Technologies одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов. 2.4