Прикладные программные средства офисного назначения. В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем.
К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций. Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office.
Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office MS Office логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов.
Среди этих программ Microsoft Outlook средство доступа к разнообразной информации и е коллективной обработки, PowerPoint мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage приложение для создания Web- страниц и ряд других. В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д. В связи с появлением версии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем высокий уровень интеграции с Интернетом.
В настоящее время пакет MS Office 2000 начал внедряться. В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба.
Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным. В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета повышение интеллектуальности. С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню под себя. На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.
Для руководителя офиса главного бухгалтера, финансового директора и т.п. необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей.
Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.