Электронный офис

Электронный офис. Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы.

Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел еженедельники, для временных записей блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д. Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Информация, с которой работает пользователь в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобные способы представления информации, е поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook, могут помочь эффективно организовать работу пользователя. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники. Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения. В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь. Для описания сведений о задаче задача - дело, которое надо выполнить и организации решения задач используется папка Задачи. Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.

Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются - создать - установить и изменить параметры - выделить, скопировать, вставить копию, удалить - пометить как выполненный - переслать другому лицу - прикрепить документ - связать с контактом. Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого пользователя, так и групповую работу если это необходимо для группы сотрудников организации.

Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами. Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник администратор сети. Базы данных в офисе. Человеку свойственно систематизировать информацию обо всем, что его окружает о растениях, животных, химических элементах, механизмах.

Созданы многотомные справочники по самым разным областям человеческого знания. Современные компьютерные технологии позволяют организовать хранение разнообразной информации на компьютере в электронном виде. Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управления базами данных СУБД. Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Важно то, что это не набор разрозненных данных.

Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе. Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически. Это достигается путем группировки объединения их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных. Следует заметить, что в результате структурирования данных должна появиться база данных в компьютерном или некомпьютерном варианте.

Это определяется тем, был ли при этом использован компьютер. У любой базы данных должно быть имя. Для организации работы базы данных создан специальный комплекс программ, получивший название СУБД система управления базами данных. Она предоставляет пользователю различные возможности поиска, сортировки, модификации и редактирования данных. Прикладные программы СУБД достаточно разнообразны.

Рассмотрим работу