СУБД Access. входящей в состав комплекса прикладных программ Microsoft Office. Из всех творений компании Microsoft бухгалтерам более всего знакомы текстовый редактор Word и табличный процессор Excel. С помощью последнего некоторые даже ухитряются автоматизировать учет на предприятии. А одно приложение из популярного пакета Microsoft Office большинством пользователей незаслуженно забыто. Речь идет о системе управления базами данных СУБД под названием Access.
Что такое база данных Говоря просто, это огромное или не очень количество информации, в котором тем не менее удобно ориентироваться и искать то, что нужно. Поскольку с большинством регистров бухгалтерского учета удобнее работать в электронном виде, бухгалтер вполне может вести, скажем, журнал регистрации счетов-фактур или Главную книгу в созданной для этого базе данных. Бесспорно, можно обойтись и таблицами Excel, но в этой программе отсутствуют такие возможности, как построение запросов, работа со списками и многие другие, реализованные Access.
К инструментам СУБД можно отнести - главное окно базы данных - инструменты для создания таблиц - инструменты управления видом представления базы данных - инструменты обработки данных - инструменты вывода данных. Работа с базой данных начинается с создания таблиц. Их может быть несколько. Таблицы являются основным хранилищем информации. На всех этапах работ можно проводить редактирование таблицы, которое подразумевает - изменение структуры добавление и удаление полей - изменение типов и свойств полей - редактирование данных исправление неточных данных, добавление записей.
Таблица характеризуется именем, структурой и количеством записей. Панель инструментов в Access аналогична той, что имеется в программе Word. Однако на этом сходство заканчивается. В отличие от текстового документа базу данных БД надо сначала назвать, сохранить на диске, а потом уже наполнять содержанием. На небольших предприятиях некоторые участки работы бухгалтеры автоматизируют своими силами. Если для хранения информации используются базы данных, то их удобно создавать с помощью программы Access.
Освоить Access на пользовательском уровне можно самостоятельно.