Понятие документооборота. Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе.
Как правило, документы различаются по типам носителей информации, рисунок 1. И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.
Рисунок 1. Типы документов и их взаимодействие. Бумага. Микрофиши практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места до 72 страниц на одной микрофише, соответственно меньше стоимость копирования информации могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети. Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами. Стоимость хранения информации -прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа.
Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации. Стоимость время поиска необходимой информации определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации шкафы, папки и т. д. позволяет увеличить скорость поиска.
Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов. Стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе. Стоимость время передачи документа от одного рабочего места к другому Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными.
Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами. 3.