Система электронного документооборота ДЕЛО

Система электронного документооборота ДЕЛО. Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами.

Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить е возможности. ДЕЛО это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

ДЕЛО успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления. позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов предоставляет возможность организации потока работ workflow с осуществлением контроля за движением и исполнением документов масштабируемо система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Основные функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа над проектами документов Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий 1. создание РК проекта документа, в том числе и во исполнение распорядительного документа 2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий 3. согласование проекта документа 4. утверждение проекта документа 5. регистрация документа, созданного на основе проекта. При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов Для каждого документа в системе ДЕЛО формируется регистрационно-контрольная карточка РК, в которую заносятся сведения о документе.

Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Состав реквизитов РК корреспондент, краткое Содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения В системе ДЕЛО реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.

Обработка и хранение документовК карточке может быть прикреплено любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру. Расширение состава реквизитов карточки документаКарточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты. Поточный ввод документовПоточноый ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов.

При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах листах разделителях печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.Движение документовВ системе существует несколько механизмов организации движения документов.

Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения.

После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений. В системе ДЕЛО реализовано также множество других механизмов движения документов внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее. Обеспечение юридической полноценностиВ процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью ЭЦП. Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов.

Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой ЦУКС, созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств. Отправка документовСистема позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты.

Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства. Справочно-аналитическая работаПо мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения.

Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Полнотекстовый поиск по содержанию документаРеализован комбинированный поиск одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов. Работа с взаимосвязанными документамиПоддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов.

Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота ссылка по URL. Таким образом, документ системы ДЕЛО может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах. Регламентация прав доступаПрава пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д. 6.