Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот. Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы создание единого информационного пространства предприятия обеспечение надежности учета и хранения документации организация эффективной защиты информации.
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет 1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных 2. организовывать контроль исполнения поручений 3. формировать различные журналы и отчеты.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.
Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных имеющих нескольких соисполнителей и последовательных исполняющихся не одновременно, а друг за другом поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя.
Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки фиксируются в поле Ход исполнения, что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.
При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов. В состав системы входят следующие модули АРМ Пользователя АРМ Администратора Модуль Графический дизайнер маршрутов дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей Дополнительно в систему могут входить НТТР-сервер, который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира Архивариус, предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов Основными функциями системы являются Регистрация документов в системе заполнение регистрационной карточки, присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата Постановка документов на контроль Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП Подготовка и печать журналов и отчетов Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы.
Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира 7.