Система электронного документооборота NauDoc. Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.
Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами система является лидером среди российских систем своего класса в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом Компьютерра в октябре 2005 года низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии с справочником Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения кроссплатформенность работоспособность системы на любых операционных системах Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др. возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.
Преимущества использования электронного документооборота Первый вопрос, который возникает перед принятием решения о внедрении системы документооборота А что нам это даст. И речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота на предприятии.
Итак, какие принципиальные преимущества имеют системы электронного документооборота по сравнению с бумажным документооборотом компании Основные особенности электронного документооборота оперативность поиска нужного документа время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд ускорение обмена информацией внутри организации передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно надежный контроль за прохождением документа система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ снижение рисков утраты или порчи документа поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму снижение риска несанкционированного доступа к документам надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует твердых копий, что значительно снижает затраты на расходные материалы резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом система напоминаний пользователям о выданных заданиях электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая забывчивость сотрудников инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа. Следствиями перехода на электронный документооборот являются уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации повышение уровня обслуживания клиентов укрепление исполнительской дисциплины сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса. Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников.
Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг.
При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации. 12.