Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии ПМС

ТЕМА Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота Отдела кадров на железнодорожном предприятии п.Сибирцево.Путеремонтная машинная станция 18 Обозначения и сокращения АИС автоматизированная информационная система ИБ информационная база ЕК АСУТР - единая корпоративная автоматизированная система управления трудовыми ресурсами ЛВС локально вычислительная сеть АРМ автоматизированное рабочее место ПК персональный компьютер ПО программное обеспечение Содержание Введение 1. Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач 1. Технико экономическая характеристика предметной области 1. Организация предметной области 2. Структура организации 15 1.1.3. Характеристика информационных потоков 4. Общие сведения о задачах 1.4 Способы решения задач 2. Проектирование АИС Архив 2.1 Техническое задание 2.2 Обеспечивающие подсистемы .2.3 Внедрение и опытная эксплуатация 2.4 Руководство пользователя 3. Обоснование экономической эффективности проекта 51 Заключение 53 Список использованной литературы 55 Приложение 56 Приложение 57 Приложение 58 Приложение 61 Приложение 66 Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота Отдела кадров на железнодорожном предприятии ПМС . Объектом исследования является процесс отчетного документооборота в Отделе кадров предприятия ПМС . И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная связанная с кадрами предприятия документация проходит именно через этот отдел.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота, а в частности электронного архива документов на базе ПМС . Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами ? накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны ? документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки ? тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов ? создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств ? на подготовку и согласование документов тратится много времени.

На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота 7. исследование структуру предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации 8. организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов 9. сбор и обработка экономической информации 10. оценка экономической эффективности проекта.

Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик.

Основные технико экономические показатели сокращение времени разработки документации предприятия за счет повешения быстродействия при работе с большими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошибок при сборе и обработке экономических данных, возможность осуществления оперативного контроля, возможность отслеживания динамики деятельности предприятия. В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с последующим их структурированием и сохранением на носителях.

На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым.

Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект Введение Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации на компьютерные рельсы переоценить сложно.

Одна из самых ответственных частей этого процесса перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч.

Особенно это касается таких исконно бумажных организаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях.

Самым простым путем создания электронного архива является сканирование всего массива документов без распознавания их содержания. Главное достоинство такого подхода простота современные поточные сканеры способны перевести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, полноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозможности поиска необходимого документа иначе как по названию соответствующего файла.

Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за большого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов документов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным делам, периодам или клиентам. Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в СУБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая карточка документа, содержащая набор атрибутов, по которым необходимо осуществлять поиск.

Процесс заполнения таких карточек, называемый индексированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтоматическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа, при автоматическом данные из графических образов извлекает специальная программа распознавания и самостоятельно помещает их в карточки.

Полуавтоматический способ предполагает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится вручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима также последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может производиться как человеком, так и специальной программой. В третьем, идеальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознавания является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев не оправдывает себя с экономической точки зрения.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота а в частности электронного архива отчетной документации на базе предприятия ПМС . Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик.

Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами ? документы теряются ? накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны ? документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки ? тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов ? создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств ? на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также ? обеспечит слаженную работу всех подразделений ? упростит работу с документами, повысит ее эффективность ? повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов ? повысит оперативность доступа к информации.

На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота ? исследование структуры предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации ? организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов ? сбор и обработка экономической информации ? оценка экономической эффективности проекта.

Современный этап развития информационных технологий характеризуется особым вниманием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное число компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход. В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с последующим их структурированием и сохранением на носителях. 1.

Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач

Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач . 1.1.

Технико экономическая характеристика предметной области

Технико экономическая характеристика предметной области . 1.1.1.

Организация предметной области

Предприятие ПМС создано на основании приказа Народного Комиссара Путей... Приказ от 01.04.1936 года 35-ц. Сокращённое наименование ПМС . Предприятие является коммерческой организацией. 12.

Структура организации

Рис.1 Управление Дальневосточной железной дорогой Рис.2 Схема управлен... Современные российские предприятия имеют сложную структуру, характериз... Структура организации. .

Характеристика информационных потоков

Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много ... В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов быв... Большинство исходящих документов являются ответом организации на соотв... Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исх... 1.1.4.

Общие сведения о задачах

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному,... В каждую папку с подшитыми документами помещается специальный лист с н... До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обя... Под штатным расписанием понимают утверждаемый собственником имущества ... поликлинике.

Способы решения задач

Обоснуем отдельные положения определения, комплекс имеет программную т... Например, далекие предки пришли к тому, что надписи на скале лучше дел... Например, еще 10 лет назад жесткий диск объемом в 20 Gb считался фанта... История создания электронных архивов Рассмотрим способы создания элект... Результат поиска содержит не только записи карточки документа, но и пр...

Проектирование АИС Архив

Динамические архивы либо системы управления документами работают как с... 1 Приложения 2 представлена структурная схема системы электронного арх... Включает в себя а Подсистема хранения Подсистема хранения представляет... Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответств... Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответств...

Техническое задание

Общие положения 1.1 Полное наименование системы и ее условное обозначе... Документооборот данного предприятия составляет примерно 200 отчетных д... Система Архив документов обеспечивает быстрый поиск по базе данных арх... Требования к надежности системы Как и любая другая, система Архив доку... Расходы на проектирование Расходами на проектирование будут признавать...

Обеспечивающие подсистемы

Обеспечивающие подсистемы. . Информационным обеспечением будет являться перечень заносимых в архив ... Правовое обеспечение будет регламентировать отношение отдельного польз... Техническое обеспечение представлено вычислительной техникой, устройст...

Внедрение и опытная эксплуатация

Система Архив разработана на базе отчетного документооборота Сибирцевс... Процесс внедрения системы Архив происходил в два этапа. Первый этап заключался в том, чтобы обучить персонал работе со сканиру... При этом сотрудники должны были классифицировать полученные и уже суще... Второй этап сопровождался распространением программы управления систем...

Руководство пользователя

Данное руководство, в обязательном порядке, предоставляется всем польз... Рекомендуемые системные требования ОС Windows 98 XP, ОЗУ 128 Mb, CPU I... 32. Нельзя переименовывать и изменять документ без лица ответственного за ... 3.

Обоснование экономической эффективности проекта

Вывод внедрение системы электронного документооборота дает значительны... Заключение Железнодорожная отрасль существует почти 170 лет, и всегда ... Произведен анализ структуры организации, основных информационных поток... В настоящее время работа отделений ОАО Российские Железные Дороги все ... Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя 43.

Список использованной литературы

Список использованной литературы 46. Бройдо, В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации Учеб. пособие В.Л. Бройдо. СПб. Питер, 2002. 424 с. 47. Автоматизированные информационные технологии в экономике Учебник Под ред. Г.А. Титоренко.

М. Компьютер, ЮНИТИ, 1998. 400 с. 48. Проектирование экономических информационных систем Учебно - методическое пособие для студентов специальности 3514.00 Прикладная информатика в экономике. Л.Г. Воробьева. Владивосток Изд во Дальневост. ун - та, 2002. 28 с. 49. Пакеты программ офисного назначения Учебн. пособие С.В.Назаров, Л.П.Смольников, В.А.Тафинцев и др. Под ред. Проф. С.В. Назарова. М. Финансы и статистика, 1997. 320 с. ил. 50. Ветлугина И.М. Теория экономических информационных систем. Уч. пособие.

Владивосток Изд-во Дальневост. ун-та, 2002. 92 с. 51. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем учебник Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов Под. ред. Ю.Ф. Тельнова. М. Финансы и статистика, 2001 512 с. ил. 52. Автоматизированные информационные технологии в экономике Учебник М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П.Барановская Под общ. ред. И.Т. Трубилина. М. Финансы и статистика, 2000. 416 с. ил. Приложение 1. Рис. 1. Информационные потоки отдела кадров ПМ. Приложение 2. Рис. 1. Структурная схема системы электронного архива.

Приложение 3. Рис. 1. Вид основного листа Архив программы Архив. Рис. 2. Вид листа Штатное расписание программы Архив. Рис. 3. Вид листа Отчет по прохождению медицинской комиссии программы Архив. Рис. 4. Вид листа Отчет по пенсионерам программы Архив. Рис. 5. Вид листа Отчет о приеме увольнении и перемещению работников программы Архив. Рис. 6. Вид листа Заполнение заявок программы Архив. Приложение 4. Рис. 1. Вид листа Отчет о прохождении медицинской комиссии программы Архив. Рис. 2. Вид листа Отчет по пенсионерам программы Архив. Рис. 3. Вид листа Отчет о приеме увольнении и перемещению работников по ПМС-18 программы Архив. Рис. 4. Вид листа Штатное расписание программы Архив. Рис. 5. Вид листа Заполнение заявок программы Архив. Приложение 5. Статья расходов Тариф, руб. час Время работы, часов в день Дней работы Сумма, руб. З плата 100руб час 8 40 32000 ПО покупка 2500 ПО использование 8руб час 6 40 1920 АО покупка 40000 АО использование 15руб час 6 40 3600 Прочие расходы 4000 ИТОГО 84020 Табл. 1. Смета за оказание услуг проектировщика.