Информационные системы в высших заведениях

Введение Заданием данной практики является создание информационной системы для работы со списками групп, входящих в состав нашего факультета. С появлением новых специальностей и с увеличением количества абитуриентов становится все сложнее обрабатывать информацию о студентах, входящих в состав академических групп. В результате чего часто возникают сложности в работе деканата со списками групп.Секретарю тяжело справиться с таким большим объемом информации. Особенно часто сложности возникают при работе со списками групп, особенно если необходимо предоставить списки этих групп на украинском языке.

Именно в этом моменте чаще всего происходят ошибки и задержки в работе деканата, преподавателей и студентов. Поэтому возникает необходимость все более интенсивно привлекать в этот процесс современные средства вычислительной техники.Их использование позволит ускорить обработку информации и снизить вероятность возникновения ошибок. При этом для эффективного использования подобных систем необходимо использование современной вычислительной техники и соответствующего программного обеспечения.

В данной работе предпринята попытка создания информационной системы для работы со списками групп, отвечающая всем вышеперечисленным требованиям. 1. Постановка задачи. А Имеющиеся данные БД с набором полей - номер группы - куратор - фамилия студента русская - фамилия студента украинская - номер зачетной книжки - номер студента - номер в группе - примечание.Б Цель работы Выделить из БД множество записей в соответствии с выбором пользователя и вывести на печать, а также обеспечить работу пользователя с БД. В Методы реализации Выбор пользователя обеспечивается путем присвоения значений элементам массива логических переменных.

Предусмотрено два таких массива для полей записей и для самих записей. Работа с БД реализована с помощью функций работы с БД, основывающихся на встроенном наборе функций языка VB 2. Описание баз данных. Структура баз данных - реляционная, то есть база состоит из колонок и строк полей и записей.

Колонка или поле определяет тип информации, запись определяет одну позицию учета. Таким образом можно вести учет студентов, учащихся на данном факультете, создать информационный справочник о студентах и многое другое. Размер баз может постоянно варьироваться, то есть уменьшаться или увеличиваться до размера доступного дискового пространства.Добавление новой позиции происходит в удобном для пользователя режиме, где ему необходимо лишь заполнить карточку позиции, содержащее поле базы данных.

Карточка содержит те поля, которые не являются вычисляемыми.В данной информационной системе используются базы данных в формате MS ACCESS 2.0. эти базы позволяют автоматически создавать индексные файлы и при создании новых баз данных их размер не зависит от количества записей, находящихся в базе данных, что является некоторым недостатком системы В этой информационной системе используются 13 баз данных, что соответствует количеству академических групп на факультете.

Каждая из баз данных носит имя соответствующей академической группы например ЭИ-92-1. Все базы данных имеют одинаковую структуру 1 Номер группы text 2 Куратор text 3 Фамилия русская text 4 Фамилия украинская text 5 Номер зачетной книжки long 6 Номер студента byte 7 Номер в группе text 8 Примечание text 35 Все записи в базе данных проиндексированы по полю Номер в группе.

Этот индекс является глобальным и уникальным. 3. Требования, предъявляемые к информационной системе Контроль правильности ввода данных и их корректировки Формирование списка студентов по академическим группам, выполненное в менюориентированном режиме 4. Перечень входных документов. Для данной информационной системы входными документами являются списки акдемических групп, которые старосты подают в деканат. 5. Перечень выходных документов. Для данной информационной системы входными документами являются списки акдемических групп или часть академической группы, выбранной по какому-то определенному критерию, с определенными реквизитами, выбранными из базы по определенному критерию.

Эти критерии выбираются произвольным образом пользователем системы, то есть существует возможность сформировать список студентов, которые, например, не сдали студенческие билеты, и при этом распечатать их список, используя например, лишь определенный набор реквизитов. 6. Состав работ по реализации данной информационной системы. При непосредственном написании кода этой информационной системы мной были реализованы такие ее компоненты - закрытие БД - выход из системы - открытие БД - обработка перемещения пользователя по меню - создание БД - сохранение БД под другим именем - уничтожение БД - печать результирующих списков Таким образом был создан интерфейс для работы пользователя, при этом я старался использовать наиболее простые и понятные пользователю видеоформы, чтобы он не чувствовал дискомфорта при работе с системой.

При этом весь интерфейс основан на возможностях ОС WINDOWS печать, графический интерфейс пользователя и ОС DOS основные файловые операции. Работа с программой осуществляется с помощью клавиатуры посредством горячих клавиш и перемещением по меню с помощью клавиши Alt и клавиш управления курсором, так и манипулятора мыши Именно на основе этих возможностей обоих ОС и была реализована программа.

Решение основной задачи системы - выбор записей и полей для формирования списка реализовано на основе использования двух соответствующих глобальных массивов логических переменных для полей и записей.

Присвоение значений элементам этих массивов производит сам пользователь при помощи периферийных устройств ПК. В помощь пользователю предусмотрены статусные строки помощи и подсказки.Кроме того диалог построен таким образом, чтобы пользователь в процессе создания списка мог вернуться назад к предыдущей стадии выбора.

Например, из формы выбора записей стадия 2 можно вернуться в форму выбора полей или из итоговой формы для печати вернуться на любую из стадий выбора.В реализации вспомогательной задачи системы - работы с БД были задействованы основные операции для работы пользователя с БД такие как добавление, уничтожение и редактирование записей возврат всех произведенных изменений за время последнего сеанса работы с БД перемещение по записям и полям поиск полей по выбору пользователя Этот модуль также реализован с максимальными удобствами для пользователя, все операции продублированы клавишными комбинациями, диалоговые боксы предоставляют ему возможности для предотвращения ошибочных действий.

Далее в отчете прдставлен ряд процедур главного и вспомогательных модулей программы, снабженных необходимыми комментариями. Заключение.Предложенный подход к созданию информационной системы для работы со списками академических групп основан на том, что пользователь сам определяет список, который необходимо выводить на печать, и при этом пользователь также выбирает реквизиты для уже выбранного списка.

Определены основные требования к занесению информации из исходных документов в ЭВМ и пользовательские возможности с ней. Разработаны структуры необходимых баз данных.Написаны и отлажены прикладные прграммы переключения меню, просмотра документов на экране дисплея, занесение информации в ЭВМ и ее редактирование.

По результатам машинного тестирования программа показала себя как вполне надежная и удобная в эксплуатации. Дневник практикичто там должно быть Титульный лист ДГУ ФИО студента Ф-тет прикладной экономики Курс третий Группа ЭИ-92-1 Специальность экономические системы в менеджменте Лист 2 Заполнить лист фамилиями и адресами и проставить три печати- одна из ДГУ и две из фирмы.Лист 4 Календарный порядок прохождения практики 1.Ознакомление с объектом 1 неделя прохождения производственно- технологической практики 2.Ознакомление с работой 1 неделя отдела автоматизированной обработки информации 3.Обработка полученного 2 неделя задания ознакомление с существующей АЭИС 4.Глубокое изучение 3-4 неделя существующей на объекте АЭИС 5.Практика применения 3 -5 неделя полученных знаний по АЭИС 6.Подготовка отчета о прохождении 6 неделя производственно-экономической практики Сроки могут меняться Лист 5 Отзыв о работе в фирме Студент,ФИО, во время прохождения производственно-экономической практики в фирме название ознакомился с какими-то пакетами автоматизированными экономическими информационными системами ,что-то делал принимал участие в аудиторских проверках.

Студент соблюдал правила внутреннего распорядка фирмы, добросовестно относился к выполненной работе.

В процесе прохождения практики проявил глубокие теоретические знания и умение применять их в конкретных практических задачах. По мнению руководства фирмы студент ФИО заслуживает оценки отл, хор, удов. Печать, подпись и дата. Лист 6 пишет ЛДД Лист7 Во время прохождения практики в качестве пом. Аудитора проводил аудиторскую проверку, где были применены знания из области бух.учета , а также проведена работа на АРМ - бухгалтера.

Описание и характеристика объекта.Объектом прохождения практики служил институт технической механики. Институт представляет собой технико-проектную структуру предназначенную для проектирования и создания летательных аппаратов, железнодорожного транспорта.

С учетом того, что на данный момент времени научно-технический прогресс значительно ускоряется и институту приходиться работать со значительными объемами информации это приводит к тому, что институт вынужден разрабатывать новые, более совершенные системы обработки информации. Таким образом, еще одна задача института состоит в том, чтобы разрабатывать новые АЭИС с тем, чтобы появилась возможность использовать эти системы вдальнейшем и не только в этом институте, а и во всем народнохозяйственном комплексе.

Еще одним объектом для исследования служит информация о надежности элементов сложных технических систем, в которых при испытаниях или эксплатации возникли неисправности или отказы. Эта работа проводиться с целью создания информационной системы для хранения информации об отказавших изделиях узлах , ее обработки, выдачи необходимых сведениях в удобной форме и решения прикладных программ. В перспективе возможно расширение системы.Производственная структура объекта.

В состав института входят следующие структурные подразделения, обеспечивающие наиболее эффективное функционирование института - директор и его заместители - проектные отделы - бухгалтерия - секретариат - отдел кадров - ВОХР Производственная структура объекта организована таким образом, чтобы обеспечить максимальную эффективность проектных разработок и привлечения к ним квалифициварованных кадров, которые позволят уменьшить и рационализировать использование людских ресурсов.

Производственная структура представлена на рисунке 1. Директор Ученый совет секретариат Проектные Бухгалтерия ВОХР отделы отдел кадров Структура аппарата управления. Структура аппарата управления в основном показана на рисунке 1. Там же показано подчинение различных подразделений. Кроме того, каждое из подразделений имеет свою иерархию, выражающуюся в наличии внутри подразделений различных степеней управления.Особенностью структуры аппарата управления данного предприятия является присутствие ученого совета, который имеет полномочия по утверждению каких либо новых планов и разработок коллегиальным путем.

Существующая система автоматической обработки информации. Общие принципы функционирования информационной системы наибольший эффект применения ЭВМ при разработке информационной системы по расчету надежности достигается за счет совершенствования его методологии, улучшения контрольных функций, более полного удовлетворения потребностей управления.Основные направления автоматизации расчета надежности состоят в минимизации затрат ручного труда и снижении ее трудоемкости.

В общем виде методологические аспекты должны отражать следующие вопросы машинное формирование первичной информации в документах и на машинные носители. машинное ведение учета поступающих сообщений о поломках и неполадках. машинная реализация информационно-справочного обеспечения контрольно-просмотровых функций информационной системы. машиная передача результатной информации для использования управления.

Данная инфолрмационная система включает в себя четыре БД и двадцать одну прикладную программу, обеспечивающую работу с ними. Базы Данных 1 LISTRA.DBF - база данных, содержащая информацию из рекламационных актов. 2 LISTAUR.DBF - база данных, содержащая информацию из актов удовлетворения рекламаций, которой нет в соответствующих рекламационных актах. 3 LISTAI.DBF - база данных, содержащая информацию из актов исследования, которой нет в указанных выше двух базах данных. 4 LISTDON.DBF - база данных, содержащая информацию из донесений о неисправности, которой нет в указанных выше трех базах данных.

Тем самым в информационную систему заложен следующий принцип по каждой неисправности может быть не более одного документа каждого из четырех видов.Прикладные программы. 1 GLAVMENU.PRG - программа, вызывающая на экран дисплея главное меню информационной системы 2 LISTMENU.PRG - программа, вызывающая на экран дисплея меню блока Работа с документами 3 DONMENU.PRG - программа, вызывающая на экран дисплея меню блока Работа с донесениями о неисправности 4 RAMENU.PRG - программа, вызывающая на экран дисплея меню блока Работа рекламационными актами 5 AIMENU.PRG - программа, вызывающая на экран дисплея меню блока Работа с актами исследования 6 AURMENU.PRG - программа, вызывающая на экран дисплея меню блока Работа с актами удовлетворения рекламаций 7 SZMENU. PRG - программа, вызывающая на экран дисплея меню блока Решение счетных задач 8 DONPRO.PRG - программа просмотра на экране дисплея донесений о неисправности 9 DONDOB.PRG - программа занесения в ЭВМ данных из донесений о неисправности 10 DONRED.PRG - программа редактирования находящихся в ЭВМ данных из донесений о неисправности 11 RAPRO.PRG - программа просмотра на экране дисплея рекламационных актов12 RADOB.PRG - программа занесения в ЭВМ данных из рекламационных актов 13 RARED.PRG - программа редактирования находящихся в ЭВМ данных из рекламационных актов 14 AIPRO.PRG - программа просмотра на экране дисплея актов исследования 15 AIDOB.PRG - программа занесения в ЭВМ данных из актов исследования16 AIRED.PRG - программа редактирования находящихся в ЭВМ данных из актов исследования17 AURPRO.PRG - программа просмотра на экране дисплея актов удовлетворения рекламаций 18 AURDOB.PRG - программа занесения в ЭВМ данных из актов удовлетворения рекламаций 19 AURRED.PRG - программа редактирования находящихся в ЭВМ данных из актов удовлетворения рекламаций 20 SZSVOFRA.PRG - программа решения задачи своевременности офрмления рекламационного акта после обнаружения неисправности 21 SZOTK.PRG - программа решения задачи определения количества отказов данного узла данной системы.

Технология обработки информации.

В условиях применения системы обработки данных по мере получения информации на машинных носителях производится соответствующая обработка, которая включает создание и контроль информационных массивов наЭВМ большой мощности.

В процессе контроля выдаются на печать диагностические сведения об обнаруженных ошибках.

Полученные данные поступают в информационную базу, после чего их используют для решения расчетных задач.

Перечень операций технологического процесса, выполняемых научнм работником в условиях применения информационной системы по расчету надежности имеет сладующий вид - ввод в базу данных первичной информации о неисправностях поломках деталей и узлов исследуемой системы, поступающих на магнитных носителях - автоматизированная обработка данных и отражение их в локальной базе данных информационной системе в разряде объектов, подлежащих учету - автоматизированная обработка данных первичных документов и отражение этих данных в локальной или распределенной базе данных в разряде объектов, подлежащих учету - прием данных в форме рекламационных актов, переданных из другой системы на машинных носителях и в документарной форме для отражения в базе данных центральной ЭВМ - автоматизированный вывод на печать или видеотерминал или на магнитный носитель результатов расчета системы - использование справочника, инструктивно-методологических сообщений и указаний научному работнику, автоматизированное формирование и передача данных в другие системы, а также в соответствии с установленной корреспонденцией - информатизованный обмен между системами путем автоматизированной передачи данных с помощью локальной вычислительной сети - организация и введение классификаторов и нормативно-справочной информации - участие в создании, внедрении и развитии данной системы - другие операции контроля, анализа, заполнения форм и т.д. Организация труда и функции работников. В условиях ведения учета, контроляи анализа с применением информационной системы функция обработки данных отдалены от пользователя, она существует в форме, которая человеком непосредственно не воспринимется.

При этом возникает необходимость приведения выходной информации к виду, пригодному к восприятию и использованию работниками.

Выходная информация учета, контроля и анализа, формируется в виде выходных документов на машиночитаемом носителе должна оформляться в порядке, обеспечивающем юридическую силу указанных документов и соответствия их требованиям архивного хранения и документальных ревизий наравне с традиционными документами учета, контроля и анализа неисправностей.

Работники в рамках документирования осуществляют следующие функции - собственно регистрацию первичной учетной информации путем набора ее на клавиатуре - выполнение процедур начала и завершения каждого сеанса автоматизированной регистрации первичной информации - восприятия и анализ сообщений комплекса сообщений комплекса выдаваемых данных на дисплей в процессе автоматизированного документирования - отображение необходимой информации в человекочитаемой форме Отображение выходной информации в условиях применения информационной системы реализуется в реальном маштабе времени, то есть процессы формирования отображения и использования выходной информации сближаются.

Комплексная информационная система расчета надежности.

Общие положения.

Программа предназначенна для совершенствования контроля за поломками, которые происходят на промышленном производстве. Эта система может быть использована как на больших предприятиях, так и на малых.Технические характеристики системы 1. Язык программирования СУБД FoxPro 2.5 2. Использование монитора VGA или SVGA 3. Операционная система MS DOS 3.3 и выше 4. Размер необходимой свободной оперативной памяти 512 кб 5. Минимально необходимое дисковое пространство должно быть не меньше, чем 1 мб. В комплект поставки входит уже собранная ранее информация о поломках , которые происходили как на данном предприятии, так и на других.

Структуру данных можно изменять в процессе работы с данной системой путем добавления, удаления, редактирования существующих записей. Ввод первичной информации. Программа контролирует ваши действия при вводе первичной информации.Этот контроль заключается в следующем - дата вводимой информации должна соответствовать текущему периоду - обязательна ссылка на первичный документ - если вводиться информация о неисправности, то при этом должно обязательно вводиться название предприятия Итоги по вожможностям программы при работе с первичным документом - можно создавать свои формы отображения неисправности на предприятии - документ может содержать информацию о нескольких неисправностях на одном предприятии - возможность автоматической нумерации следующего по порядку номера любого долкумента.

Базы данных.

Структура баз данных реляционная, то есть состоит из колонок и записей. Колонка или поле определяет тип информации, запись или просто подсумма определяет одну позицию учета.Таким образом можно вести учет происходящих аварий на предприятиях, создать информационный справочник и многое другое.Размер баз может постоянно варьироваться, то есть уменьшаться и увеличиваться до размера доступного дискового пространства.Добавление новой позици происходит в удобном для пользователя режиме, где ему необходимо лишь заполнить карточку позиции, содержащее поле БД. Карточка содержит те поля, что не являются вычисляемыми.

Так как программа реализованна на FoxPro, то скорость обращения к БД довольно высока.Вследствии этого программа выигрывает в быстродействии по сравнению с другими разработками. Оригинально и удобно разработан калькулятор.Он позволяет в буфере хранить не только суммы и действия, но и указывает, с какой операции или с какой аналитической позиции была взята в буфер эта сумма. Выводы.

Предложенный подход к созданию информационной системы по расчету надежности, основанный на том, что сведения по каждому отказу неисправности заносятся в ЭВМ из документов следующих четырех типов донесение о неисправности, рекламационный акт, акт исследования, акт удовлетворения реклации.Определены основные требования к занесению информации из исходных документов в ЭВМ и пользовательские возможности работы с ней. Разработаны структуры необходимых БД. Созданы БД, написаны и отлажены прикладные программы переключения меню, просмотра документов на экране дисплея, занесения информации в ЭВМ и ее редактирования.

Расширения информационной системы необходимо проводить с учетом имеющихся методик расчета надежности. Для этого необходимо, в первую очередь, организовать сбор и обработку статистических данных по факторам, характеризующих работоспособность.