На этапе определения спецификаций осуществляется точное описание функций, реализуемых ЭВМ, а также задаются структура входных и выходных данных, методы и средства их размещения. Определяются алгоритмы обработки данных.
Центральным вопросом определения спецификаций является проблема организации базы данных. При этом решается комплекс вопросов, имеющих отношение к структуре файлов, организации доступа к ним, модификации и удалению.
В случае, когда новая система создается на основе существующих, составной частью спецификаций является схема (алгоритм) приведения существующей базы данных к новому формату. Такое преобразование может потребовать разработку специальной программы, которая становится ненужной после ее первого и единственного использования.
Все эти вопросы должны быть отражены в функциональных спецификациях, которые представляют собой документ, являющийся основополагающим в процессе разработки системы, так как содержит конкретное описание последней. Чем подробней составлены спецификации, тем меньше вероятность возникновения ошибок.
В спецификациях должны быть представлены данные для тестирования элементов системы и системы в целом. Это требование является объективным и обязательным, т.к. на данном этапе на параметры тестирования не будет оказывать влияние конкретная реализация системы.
Так как функциональные спецификации описывают принятые решения в целом, данный документ можно использовать для начальных оценок временных затрат, числа специалистов и других ресурсов, необходимых для проведения работ.
В общем случае, спецификации определяют те функции, которые должна выполнять система, не указывая, каким образом это достигается. Составление подробных алгоритмов на этом этапе преждевременно и может вызвать нежелательные осложнения.