Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования базы данных как сложной системы. Поэтому особую роль играет администратор базы или банка данных (АБД). Администратор управляет данными, персоналом, обслуживающим БД. Важной задачей администратора БД является защита данных от неразрешенного, несанкционированного и некомпетентного доступа. В компетенции администратора предоставление профессиональным пользователям полномочий по доступу к релевантной части БД.
Главными потребителями информационного ресурса являются конечные пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные участки работы с БД. Их состав неоднороден, они различаются по квалификации, степени профессионализма, уровню в системе управления и т. д. Так, главный бухгалтер, бухгалтер, операционист, начальник кредитного отдела рассматриваются как пользователи банковской информационной системы. Удовлетворение их информационной потребности требует решения большого числа проблем организации БД.
Специальную группу пользователей БД образуют прикладные программисты. Их задача – создать удобные пользовательские информационной системы.