Елементами керування називаються поліпшуючий інтерфейс користувача об'єкти, які використаються для відображення даних або виконання інших дій і дозволяють переглядати дані й працювати з ними, наприклад написи й малюнки. Найбільше часто використовуваний елемент керування - поле. Крім того, використаються такі елементи керування, як напису, прапорці й елементи керування підлеглих форм і звітів.
Елементи керування можуть бути приєднаними, вільними та обчислювальними.
6 Приєднаний елемент керування — елемент керування, джерелом даних якого служить поле таблиці або запиту, називається приєднаним елементом керування. Приєднаний елемент керування служить для відображення значень полів бази даних. Значення можуть бути текстовими, числовими, логічними, датами, малюнками або діаграмами
6 Вільні елементи керування — елементи керування, що не мають джерела даних (наприклад, полючи або вираження). Вільні елементи керування використаються для виводу на екран відомостей, ліній, прямокутників і малюнків. Прикладом вільного елемента є напис, що відображає заголовок форми.
6 Елементи керування, що обчислюють - елементи керування, джерелом даних яких є вираження, а не поле. Для завдання значення, що повинне втримуються в такому елементі керування, необхідно задати вираження, що служить джерелом даних елемента. Вираження — це сполучення операторів (таких як = й +), імен інших елементів керування, імен полів, функцій, що повертають єдине значення, і констант. Наприклад, у наступному виразі ціна виробу розраховується з 25% знижкою шляхом множення значення поля «Ціна за одиницю» на константу (0,75). = [Ціна за одиницю] * 0,75
У виразі можуть використовуватися поля з базової таблиці або запиту форми або дані з іншого елемента керування форми.
При створенні форми рекомендується спочатку додати й розмістити всі приєднані елементи керування, особливо якщо вони переважають у формі. Потім можна додати вільні й обчислювальні елементи за допомогою інструментів групи Елементи керування вкладки Конструктор у режимі конструктора.
Елемент керування приєднується до поля шляхом вказівки поля, з якого цей елемент керування одержує дані. Щоб створити елемент керування, приєднаний до обраного поля, перетягніть поле з області Список полів у форму. В області Список полів відображені поля базової таблиці або запиту. Для відображення області Список полів натисніть сполучення клавіш ALT+F8 або на вкладці Конструктор у групі Сервіс натисніть кнопку Додати існуючі поля. При подвійному клацанні поля в області Список полів Access додає для цього поля елемент керування відповідного типу у форму.
Як альтернатива можна приєднати поле до елемента керування, увівши ім'я поля в самому елементі керування або вказавши його як значення властивості Дані (Control Source) у вікні властивостей елемента керування. У вікні властивостей визначаються характеристики елемента керування, наприклад ім'я, джерело даних і формат. Щоб відкрити вікно властивостей, натисніть клавішуF4.
Використання області Список полів — найкращий спосіб створити приєднаний елемент керування по двох причинах.
6 Приєднане текстове поле має пов'язану з ним напис, і цим написом за замовчуванням стає ім'я поля (заголовок, певний для цього поля в базовій таблиці або базовому запиті), тому вводити текст цього заголовка не потрібно.
6 Додаток Access автоматично набудовує багато властивостей елемента керування, присвоюючи їм значення у відповідності із властивостями поля в базовій таблиці або запиті (наприклад, із властивостями Формат (Format), Число десяткових знаків (Decimal Places) і Маска уведення (Input Mask)).
Якщо у формі вже є вільний елемент керування, якому необхідно зв'язати з полем, задайте ім'я поля як значення властивості Дані (Control Source) цього елемента керування. Для одержання додаткових відомостей про властивість Дані (Control Source) натисніть клавішу F1, установивши курсор у список, що розкривається, властивості.