Настройка панелі швидкого доступу

У кожного є улюблені команди. Помістіть свої команди на панель швидкого доступу, і вони завжди будуть під рукою. Достатньо клікнути довільну команду правою кнопкою миші і обрати в контекстному меню пункт Добавить на панель швидкого доступу. Яка б вкладка не була відкрита, ці команди залишаться в зоні ближнього доступу, розміщені під стрічкою або над стрічкою.

Створення бази даних починається зі створення таблиць. Таблиці можна створювати в режимі Конструктора, в режимі майстра та в режимі Таблиць. Створення таблиць в режимі Конструктора здійснюється на спеціальному бланку

 

За вмістом поля (текст, число, логічні, дата, час) визначається тип даних. Можливі значення типів даних наведені в таблиці:

Тип даних Вміст поля Розмір
Текстовый Значення за замовчуванням Текст або числа, що не беруть участі у розрахунках, наприклад, номера телефонів Кількість символів, що не перевищує мінімального з двох значень 255 або значення властивості Размер поля
Поле MEMO Великий текст або комбінація тексту і чисел До 65 535 символів
Числовой Числові дані, які використовуються для розрахунків 1,2,4 або 8 байт
Дата/время Дати і час, що відносяться до років із 100 по 9999 включно 8 байт
Денежный Грошові значення і числові дані, які використовуються в математичних розрахунках з точністю до 15 знаків у цілій і до 4 знаків у дробової частині 8 байт
Счетчик Унікальні послідовно зростаючі на один або випадкові числа, що автоматично вводяться при додаванні кожного нового запису в таблицю. Значення полів типу лічильника користувачу обновляти не можна 4 байти
Логический Логічні значення, а також поля, що можуть містити одне з двох можливих значень (True/ False, Да/Нет, Вкл/Выкл) 1 біт
Поле объекта OLE Об'єкт, наприклад, електронна таблиця MS Excel, текстовий документ MS Word, рисунок, звукозапис, інші дані в двійковому форматі, зв'язаний або вставлений до таблиці MS Access До 1 Гігабайта, обмежується об'ємом диску
Гиперссылка Текст або комбінація тексту та чисел що зберігаються як текст і використовуються як адреса гіперпосилання. Щоб вставити адресу гіперпосилання до поля або в елемент управління, слід виконати команду Гиперссылка з меню Вставка Не більше 6144 символів
Мастер подстановок... Створює поле, яке дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або зі списку значень за допомогою списку чи поля зі списком. Вибір цього типу завантажує Мастер подстановок, що створює поле підстановок. Після закінчення роботи Мастера встановлюється тип даних, заснований на обраних значеннях Той самий розмір, що й у ключового поля, який використовується в підстановці, звичайно 4 байти

 

!Зміна типу поля після введення даних до таблиці зумовить їх перетворення при зберіганні таблиці, що триватиме досить довго. Несумісність існуючих даних з новим типом даних може призвести до втрати інформації.

Коли вказується тип даних Текстовый або Числовой, Access за замовчуванням встановлює розмір даних для цього поля в нижній частині вікна Конструктор таблиц. Наприклад, для текстового поля розмір визначається за замовчуванням в 50 символів, а для числового поля - через довге ціле. Максимальний розмір текстового поля - 255 символів.

Установки за замовчуванням не завжди зручні: якщо в текстовому полі зберігаються прізвища клієнтів, то навряд чи знадобиться для цього 50 символів, цілком вистачить і 20, інакше вже при 1000 клієнтів витрачається 30 000 зайвих байт дискового простору - (50 - 20) * 1000. Для великих баз даних, у яких розмір таблиць досягає 100 000 і більше записів, розмір марно витраченого простору стає критичним. Щоб змінити розмір поточного поля, слід внести зміни до властивостей у нижній частині вікна Конструктора.

Якщо Тип данных має значення Числовой, то властивість Размер поля має такі допустимі значення:

Значення Опис Дробова частина Розмір
Байт Числа від 0 до 255 без дробової частини Відсутня 1 байт
Целое Числа від -32 768 до 32 767 без дробової частини Відсутня 2 байти
Длинное целое Значення за замовчуванням Числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 без дробової частини Відсутня 4 байти
С плавающей точкой (4 байт) Числа від -3 402 823 Е38 до 3 402 823 Е38 4 байти
С плавающей точкой (8 байт) Числа від -1,79769313486232 Е308 до 1,79769313486232 Е308 8 байт
Код репликации Унікальний глобальний Ідентифікатор (GUID) He визначено 16 байт

 

Перетворення більшого значення властивості Размер поля до меншого в таблиці, яка вже містить дані, може призвести до втрати даних. Наприклад, при зменшенні розміру текстового поля з 255 до 50 всі значення, довжина яких перевищує 50 символів, будуть урізані.

Дані в числовому полі, які виходять за межі діапазону, відповідного новому розміру поля, округлюються або замінюються порожніми значеннями. Наприклад, при заміні значення С плавающей точкой (4 байт) на Целое дробові числа будуть округлені до найближчого цілого числа, а значення поза діапазоном від -32 768 до 32 767 будуть перетворені в порожні значення.

У властивостях встановлюється і Формат поля, у якому будуть відображені дані полів з типом Числовой, Денежный, Дата/время або Логический.

При створенні структури таблиці слід дотримуватися такої послідовності:

1. У колонку Ім'я поля ввести назву першого поля таблиці (в нашому завданні це Назва фірми) і натиснути клавішу <ТаЬ> або <Enter>, щоб перемістити курсор у наступну колонку Тип данных. MS Access практично не накладає жодних обмежень на імена полів: вони можуть бути довжиною до 64 символів, поміж яких припустимі й пробіли. Але краще пробіл замінити на символ підкреслення. Враховуючи подальші можливі складнощі про роботі в середовищі VBA, бажано вводити імена полів латиницею. Можна надати полю ім'я Накладні надходжень на нашому складі, але працювати з такими довгими іменами не зручно. Доцільним є правило, за яким ім'я поля має бути коротким та інформативним.

2. У колонці Тип данных натиснути кнопку розгортання списку, відкриється список доступних типів полів. Тут визначається, які дані зберігаються в полі: текст, число, логічні, дата, час тощо.

3. Натиснути клавішу <ТаЬ>. Курсор переміститься до колонки Описание.

4. Ввести чіткий стислий опис змісту поля, наприклад, найменування фірми-клієнта. При роботі з таблицею цей опис з'являтиметься в рядку стану і служитиме автоматичною довідкою, що значно підвищує зручність роботи з таблицею.

5. Далі слід натиснути клавішу <ТаЬ>. Курсор переміститься до колонки Имя поля в наступний рядок.

Повторюючи пункти 1-5, визначають всі поля майбутньої таблиці. Після цього закрити вікно бланку Конструктора. При зберіганні програма запропонує ввести до таблиці полеКод з унікальними значеннями (якщо це поле не було введено і визначено як ключове), яке і буде ключовим. Слід погодитися з MS Access і перейменувати поле в Код клієнта, щоб у подальшому відрізняти його від ключових полів інших таблиць. За замовчуванням ключовим полям надається тип даних Счетчик з порядковими цілими числами. Далі у діалоговому вікні, що з'явиться, вказати ім'я таблиці.

Аналогічно слід створити структуру інших таблиць бази даних, використовуючи режим Конструктора та вказуючи послідовно імена полів, типи і розміри даних в них, їх формати тощо.

Теоретична довідка до ПР №9