Формування запитів. Запити на вибірку

За допомогою запитів можна проглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів. Найчастіше використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, які задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць чи інших запитів і виводяться у певному порядку на екран монітора. Більш складними вважаються запити на оновлення даних полів, створення нової таблиці, додавання записів, їх вилучення в таблицях. Останні запити призначені для внесення значних змін до відомостей баз даних.

Щоб спростити створення запитів, слід користуватися Мастером запросов. Цей програмний засіб автоматично виконує основні дії залежно від відповідей користувача на певні запитання в діалогових вікнах. Мастер запросов можна також використовувати для швидкого створення структури запитів, а потім для їх настроювання переключатися до режиму Конструктора запитів.

Мастер запросов на вибірку використовується для створення запитів для відтворення даних з полів однієї або декількох таблиць або запитів. За допомогою того ж майстра можна розраховувати суми, середні для усіх записів або їх певних груп, знаходити максимальне і мінімальне значення в полі тощо. Відтворення записів можна обмежити, встановивши прості або складні умови відбору.

Процес створення запиту можна розбити на кроки, на яких, зокрема, визначаються:

· поля, які повинні бути включені до запиту;

· порядок сортування, або упорядкування, даних;

· умови відбору, які мають бути використані в запиті.

Покрокові інструкції зі створення за допомогою Мастера запросов звичайного запиту на вибірку Клієнти, що відображає усі записи таблиць Клієнти і Реалізація за полями Код клієнта, НазвФірми, Телефон, №НаклВитратп, Дата, Відмітка про оплату

1. у вікні бази даних перейти до стрічки створення, обрати Мастер запросов;

2. у діалоговому вікні Новый запрос вибрати майстра Простой запрос;

3. натиснути кнопку <ОК>;

4. вказати ім'я таблиці або запиту, на якому має базуватися створюваний запит, а потім вибрати поля, з яких відбираються дані. Спочатку слід вказати на таблицю Клієнти і вибрати з неї поля Код клієнта, НазвФірми, Телефон;

5. якщо необхідно, вказати додаткові таблиці або запити, а потім вибрати з них поля. Повторювати ці дії доти, доки не будуть відібрані всі необхідні поля. Скажімо, у нашому прикладі слід вказати додатково на таблицю Реалізація і відібрати поля №НаклВитрат, Дата, Відмітка про оплату;

6. якщо серед вибраних до запиту полів є числові, для них можна розрахувати підсумки за функціями SUM(), AVG(), MAX(), MIN() й іншими, а також підрахувати загальну кількість записів, які запит виведе на екран. Доступ до цих дій можна отримати, натиснувши в діалоговому вікні кнопку Итоги. Якщо числових полів у запиті немає, таке діалогове вікно в Мастере запросов не з'явиться;

7. в останньому діалоговому вікні користувачеві пропонується надати ім'я запиту, у нашому прикладі - Klienti, і вибір: виконати запит чи переглянути його структуру в режимі Конструктора запросов.

Увага! У базі даних не можна, щоб різні об'єкти - таблиці, запити, форми тощо - мали однакові назви.

Результати запиту на вибірку виводяться на екран у вигляді таблиці.

Якщо одержаний запит не відповідає вимогам користувача, можна знову звернутися до Мастера запросов або внести зміни до запиту в режимі Конструктора запросов.

Перейти до режиму можна, обравши запит Klienti на вкладці Запросы у вікні відкритої бази даних натиснувши кнопку Конструктор на панелі інструментів вікна.

При залученні до запиту інформації декількох таблиць або запитів слід переконатися на Схеме данных чи в Конструкторе запросов, що списки їхніх полів з'єднані лінією об'єднання, що дозволяє MS Access визначити його тип. Якщо користувачем раніше вже були створені зв'язки між таблицями, то в бланку Конструктора запросов при підключенні інформації додаткових таблиць до запиту лінії об'єднання виводяться на екран автоматично. Якщо встановлений режим цілісності даних, то над лінією об'єднання відображається цифра 1 з боку головної таблиці і знак ∞ з боку підпорядкованої таблиці.