рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Система электронного документооборота

Система электронного документооборота - раздел Программирование, Экономическая информация Автоматиза...

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Следует различать понятия «делопроизводство» и «системы документооборота».

Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. Система документооборота настраивается на принятые правила работы с документами в конкретной организации.

На каждом предприятии (организации) существует своя система документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т.д.: все управление в организации осуществляется через документы. Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота.

Под системой электронного документооборота будем понимать автоматизированную систему оптимизации потоков документов в интересах обеспечения эффективного управления бизнес-процессами предприятия (организации).

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматизированного контроля исполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества в соответствии с международными нормами;

поддержка системы эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Система электронного документооборота состоит из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами должна обеспечить интеграцию с приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций с файлами, т.е. операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения замещаются соответствующими операциями системы управления документами.

Не менее важной задачей является обеспечение хранения документов на разных носителях (дисках, стримерах и т.д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации.

Достаточно сложной проблемой является организация быстрого поиска документов. Для организации поиска используется индексация документов. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

В случае атрибутивной индексации документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется по одному или нескольким полям либо по всей совокупности. При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактирование документа двумя или более пользователями. Обычно приоритет отдается пользователю, который первым открыл документ, и запрет всем остальным на пользование документом, исключая режим «только для чтения».

При коллективной работе с документами каждому сотруднику назначается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным для любопытных. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие только просматривать. Может быть разрешен доступ к отдельным полям документа. При этом все действия пользователей заносятся в протокол, чтобы администратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответствующие меры.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид. При этом выполняются операции сканирования, чистки изображения, подготовки к распознаванию документа, распознавания документа.

Существует огромное число систем распознавания, которые можно разделить на два класса: системы оптического распознавания OCR, которые работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Системы ICR распознают также штрих-коды, специальные метки.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления документацией, где проводится его индексация.

Третья часть электронного документооборота - система автоматизации деловых процессов (АДП). Она предназначена для обслуживания деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.

Системы автоматизации деловых процесс

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Экономическая информация

Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере. Экономическая информация как часть информационного ресурса общества. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике. Обеспечивающие подсистемы информационной системы ИС. Понятие информационной технологии. Виды информационных технологий. Интеллектуальные технологии и системы. Защита информации в современных ИТ.

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Система электронного документооборота

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Информация и данные 
Любая деятельность человека основывается на информации.

Понятие экономической информации
Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то нас прежде всего интересует экономическая информа

Требования к экономической информации 
Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинно

Виды экономической информации 
Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управ

Информационная модель предприятия. Система управления
Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные

Информационные ресурсы организации 
Ресурс запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масш

Автоматизированные информационные системы. Понятие системы, ее свойства
Производственные и хозяйственные предприятия, организации, фирмы, корпорации, банки представляют собой сложны

Понятие информационной системы
Процесс управления связан с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой и предполагает получение с

Предприятие как объект информатизации
Организационная структура управления на предприятии определяет состав и функции управления структурных подразделений. Организацион

Классификация информационных систем 
Классификация ИС способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих ИС, обеспечивает лучшее понимание предмета изучения. С

Структура и состав информационной системы. Функциональные компоненты ИС
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для приняти

Внемашинное информационное обеспечение
Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временны

Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме во

Базы данных, используемые при решении задач управления экономическим объектом
Под базой данных понимается специальным образом организованное хранение информационных ресурсов (совокупность

Техническое обеспечение
Техническое обеспечение комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая д

Программное обеспечение
Программное обеспечение совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функциониро

Общесистемное (базовое) программное обеспечение
Общесистемное (базовое) программное обеспечение (ПО) (рис. 3.1) организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивае

Пакеты прикладных программ
Пакеты прикладных программ (ППП) являются мощным инструментом автоматизации решаемых пользователем задач, практически полностью ос

Математическое обеспечение
Все методы формализации задач управления, в том числе и те, на основе которых строится рациональная эксплуатация технического обес

Организационное обеспечение
Организационное обеспечение совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами,

Правовое обеспечение
Правовое обеспечение совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систе

Лингвистическое обеспечение 
Лингвистическое обеспечение это совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации информаци

Жизненный цикл информационных систем. Основные стадии и этапы разработки ИС и их содержание
Такая категория, как «жизненный цикл», отражает сущность развития информационной системы во времени. Как и лю

Роль заказчика в создании информационной системы
Роль заказчика в создании информационной системы важна: он является на этапе разработки системы заказчиком, а затем превращается в

Использование типовых проектных решений
Одним из рациональных путей проектирования информационной системы и информационной технологии является исполь

Определение информационной технологии. Составляющие информационной технологии
Под технологией понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы

Технологический процесс обработки информации 
Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информаци

Этапы развития информационных технологий 
Существует несколько точек зрения относительно развития информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяют

Классификация информационных технологий
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к образованию фирм,

Информационные технологии обработки данных
Характеристика и назначение. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,

Информационные технологии управления
Характеристика и назначение. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех б

Автоматизация офиса
Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отч

Информационные технологии поддержки принятия решений
Характеристика и назначение. Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый

Информационные технологии экспертных систем
Характеристика и назначение. Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных

Эволюция систем поддержки принятия решений
В процессе своего развития системы поддержки принятия решений прошли следующий путь (рис. 6.8):

Понятие и классификация интеллектуальных информационных систем
Интеллектуальная информационная система (ИИС) это информационная система, которая основана на концепции использования базы знаний

Назначение, структура и основные характеристики экспертной системы
Экспертная система (ЭС) это ИИС, предназначенная для решения слабоформализуемых задач на основе накапливаемого в базе знаний опыта

Инструментальные средства разработки экспертных систем
Благодаря появлению специальных инструментальных средств построения ЭС сократились сроки разработки, значительно снизилась трудоем

Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
Применение ЭС. Экспертные системы - это прогрессирующее направление в области искусственного интеллекта. Причиной повышенного инте

Технология мультимедиа
Мультимедиа это интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, тексто

Информационные хранилища
Использование баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: ре

Геоинформационные системы
Сетевые и авторские технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС) для доступа к любым мировым хранилищам информации любых тип

Виды угроз безопасности ИС и ИТ
Под безопасностью ИС понимается защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функц

Методы и средства защиты информации
Методы обеспечения безопасности информации в ИС: · преп

Технологии обеспечения безопасности
При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерн

Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета
Комплексы учетных задач. Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на органи

Технология обработки учетных данных и ее этапы
Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете. Технология электронной обработки задач - это совокупность строго рег

Российский рынок финансово-экономических программ
Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом

Классификация бухгалтерских финансово-экономических программ и систем
Не претендуя на создание классификации, сгруппируем наиболее известные программные продукты, предлагаемые на российском рынке разл

Информационные технологии создания бюджета
Бюджетирование сложный процесс, для реализации которого используются специализированные программные продукты. На различных предпри

Информационные технологии стратегического планирования
Стратегическое планирование это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в ф

Информационные технологии прогнозирования деятельности предприятия
Прогнозирование с помощью Microsoft Excel. Введем основные понятия.

Информационные технологии автоматизации управления в масштабах всего предприятия
Корпоративные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей терр

Современное состояние и тенденции развития информационных технологий
Современное состояние информационных технологий можно охарактеризовать следующими тенденциями:

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги