Концепция электронного офиса

Концепция электронного офиса. Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса.

В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте. Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления.

Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения. Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса. Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена.

Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях. Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов. Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций.

Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете. Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени. 1. Штатное расписание Приведем пример штатного расписания ООО «Ростов» (рекламное агентство), по которому будет разрабатываться электронный офис и автоматизированные рабочие места сотрудников фирмы.

Оно состоит из 19 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей. Общество с ограниченной ответственностью " Ростов" Форма по ОКУД Код по ОКПО 301017 наименование организации Номер документа Дата ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 08 УТВЕРЖДЕНО на 12.02.2008 года Приказ от 12 февраля 2008 года № 25 Штат в количестве 19 единиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей Структурное подразделение Профессия (должность) Количество штатных единиц Оклад (тарифная ставка), руб. Надбавка, руб. Месячный фонд заработной платы, руб. Примечание Наименование код 10 Администрация Директор 28500 Секретарь руководителя 10000 Бухгалтерия Главный бухгалтер 15500 Отдел рекламы Начальник отдела 13000 Менеджер по рекламе 3 9000 27000 Отдел управления персоналом Начальник отдела 1 13000 13000 Менеджер по персоналу 1 10000 600 10600 Рабочие 7 7000 49000 Водитель 3 7000 21000 Итог по листу 19 112000 1600 187600 Итог по документу 19 112000 1600 187600 Генеральный директор Т.К. Лавров Главный бухгалтер Л.Г.Задорожная 2. Макет офиса Макет офиса для фирмы ООО «Ростов» создавался с помощью программы ArCon Projekt с помощью различных инструментов.

Офис рекламного агентства «Ростов» занимает 1 этаж в 5 этажном доме. Офис имеет 5 помещений, представленных на рис. 1 и рис. 2: - кабинет директора; - кабинет секретаря директора; - отдел рекламы; - приемная (холл); - туалет.

Рис. 1 Вид сверху Рис. 2 Вид с боку 3. Создание автоматизированного рабочего места директора Автоматизированное рабочее место директора оснащено: 1 - портативный компьютер (ноутбук), он обеспечивает оперативный доступ к необходимым файлам, Интернету и любой информации пользователя, удобен для человека, деятельность которого связана с частыми командировками, встречами вне офиса. 2 - мини-АТС. Современный телефон включает в себя много полезных функций, которые могут существенно облегчить работу любого сотрудника.

Это автоматический дозвон по нужному номеру; дозвон до абонента в указанное вами время; перезвон по указанному вами номеру; содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке); встроенный будильник напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону; встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке. 3 - радиотелефон - удобство его в том, что он беспроводной, т.е. соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу, что позволяет разговаривать по нему и вне кабинета, если вам надо отойти, не прерывая разговор.

Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны. 4 - коммуникатор, совмещающий в себе функции обычного сотового телефона и ПК, что позволяет создавать, редактировать, сохранять, принимать и отправлять файлы различных текстовых, табличных редакторов и других программ и приложений.

Создание автоматизированного рабочего места секретаря Автоматизированное рабочее место секретаря оснащено: 1 – ПК, состоит из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши колонок (по усмотрению). Деятельность секретаря постоянно связана с документами организации и ему необходим свой персональный компьютер, который позволит составлять и редактировать различные документы; регистрировать их; хранить, принимать и передавать документы по каналам связи; а также производить и другие различные операции с ними; 2 – радиотелефон; - лазерный принтер, предназначенный для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель, выбор именно лазерного принтера состоит в том, что он по сравнению с струйным принтером наиболее быстр и качество печати у него на порядок выше; 3 – телефакс – позволяет принимать документы от сотрудником, партнеров, которые находятся вне офиса по обычным телефонным каналам; 4 – сканер – осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера, существенно упрощает работу любого сотрудника, давая возможность не вводить собственноручно большие тексты в компьютер, и тем самым экономить рабочее время; 5 - ксерокс; 6 – факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера; 7 – шредер – уничтожитель бумаги.

АРМ бухгалтера, начальника отдела по рекламе, начальника отдела управления персоналом состоит из: - ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши; - телефон; - многофункциональное устройство (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел); - факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера. АРМ менеджера по управлению персоналом, специалистов по рекламе состоит из: - ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши; - телефон; - факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера; - слайд-проектор, необходимый в деятельности специалиста по рекламе для просмотра и оценки презентации рекламы. 4. Критерии выбора офисной техники, составление сметы На выбор технических средств влияют многие факторы: - объем документооборота; - способ организации эксплуатации технических средств; - объем копируемых документов; - технологические и эксплуатационные характеристики оборудования; - фирма-производитель техники; - стоимость техники; - стоимость эксплуатации и т.п. С учетом этих факторов составлена смета на приобретение оргтехники.

Автоматизация рабочих мест Наименование должностей и оргтехники Характеристики Цена Кол-во Всего Директор Ноутбук apple powerbook g4 1,67ГГц PowerPC G4/ 512Mбайт/ 120Гбайт/ DVD-RW/ 17-дюймовый TFT 1680x1050/ ATI Mobility Radeon 9700 с 128Mбайт/ Wi-Fi/ Bluetooth/ 3.13 кг … 60156 1 60156 Радиотелефоны philips dect 121 duo Радиотелефон Philips DECT 121 Duo (частота, МГц: 1880-1900; автоответчик, мин: нет; размер трубки, мм: 149x50x32; АОН: Caller ID)… 1620 1 1620 Телефоны GE 2-9152 GE1 264 1 264 Коммуникатор Power PC Widows Mobile 5.0 12990 1 12990 Секретарь ПК Процессор CPU s 775 Pentium 4 930 5052 1 5052 Память DDR 512 Mb 2027 2027 Жесткий диск HDD 160 Гб 1906 1906 Привод DWD-RW 1004 1004 видеокарта 256 Mb GeForce PCX 7600 GS 3418 3418 монитор ViewSonic VE 510 S 15” 5082 1 5082 <300<700:1<1<1,8 мс, 160/160> Клавиатура Defender KB-06X2 430 1 430 Мышь Genius PowerScroll+ PS/2 55 1 55 Радиотелефоны Panasonic KX-TC1205RU 1143 1 1143 Телефакс Panasonic KX - FL513RU (лазерный) 10196 1 10196 Уничтожитель бумаг Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм) 816 1 816 Факс-модем D-Link DU-562M 56K USB 713 1 713 Сетевая карта Compex 100/1000 Base TX 370 1 370 МФУ canon laserbase mf3228 098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер 8478 1 8478 Бухгалтер, начальник отдела по рекламе, начальник отдела управления персоналом ПК Процессор CPU s 775 Pentium 4 930 5052 3 15156 Память DDR 512 Mb 2027 2027 Жесткий диск HDD 160 Гб 1906 1906 Привод DWD-RW 1004 1004 видеокарта 256 Mb GeForce PCX 7600 GS 3418 3418 монитор ViewSonic VE 510 S 15” 5082 3 15246 <300<700:1<1<1,8 мс, 160/160> Клавиатура Defender KB-06X2 430 3 1290 Мышь Genius PowerScroll+ PS/2 55 3 165 Радиотелефоны Panasonic KX-TC1205RU 1143 1 1143 Телефакс Panasonic KX - FL513RU (лазерный) 10196 1 10196 Уничтожитель бумаг Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм) 816 1 816 Факс-модем D-Link DU-562M 56K USB 713 3 23625 Сетевая карта Compex 100/1000 Base TX 370 3 15156 МФУ canon laserbase mf3228 098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер 8478 1 8478 Менеджер по управлению персоналом, специалисты по рекламе Процессор CPU s 775 Pentium 4 930 5052 3 15156 Память DDR 512 Mb 2027 2027 Жесткий диск HDD 160 Гб 1906 1906 Привод DWD-RW 1004 1004 видеокарта 256 Mb GeForce PCX 7600 GS 3418 3418 монитор ViewSonic VE 510 S 15” 5082 3 15246 <300<700:1<1<1,8 мс, 160/160> Клавиатура Defender KB-06X2 430 3 1290 Мышь Genius PowerScroll+ PS/2 55 3 165 Радиотелефоны Panasonic KX-TC1205RU 1143 1 1143 Телефакс Panasonic KX - FL513RU (лазерный) 10196 1 10196 Уничтожитель бумаг Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм) 816 1 816 Слайд-проектор портативный; 4:3; матрица: LCD; 800x600; контрастность: 600:1; световой поток: 1600 23625 1 23625 МФУ canon laserbase mf3228 098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер 8478 1 8478 Факс-модемы D-Link DU-562M 56K USB 713 3 2139 1 2 4 5 6 Мини-АТС Panasonic KX-TEM 824 17100 17100 Итого: 415620 5.