Выбор программного обеспечения. Первым делом необходимо, чтобы в офисе была установлена компьютерная сеть, которая создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации.
Эта компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (сканеры, принтеры и т. д.). Руководитель предприятия может обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами не отходя от своего компьютера.
Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN). 2. Также в организации необходимо установить операционную систему от Microsoft – Windows XP, которая является базовым программным обеспечением. 3. Для использования сети Интернет - браузер Microsoft Internet Explorer. 4. Для обмена электронными документами используется электронная почта MS Office Outlook. 5. В операционной системе Windows XP используется пакет Microsoft Office XP, в который входят следующие программы: - Word – текстовый процессор для подготовки документов; - Excel – программа для организации расчетов и анализа данных; - Access – система создания баз данных и управления ими; - Power Point – программа для создания и демонстрации электронных презентаций; - Outlook – электронный секретарь, обеспечивающий к тому же обмен сообщениями и отправку электронной почты; - Publisher – программа для создания открыток, объявлений, буклетов и.т.д.; - Front Page – инструмент создания веб-сайтов; - Movie Maker – программа для создания различных творческих проектов; 6. Adobe Photoshop CS 2 – для создания логотипов, листовок и т.д. 7. Для защиты от вирусов на компьютеры необходимо установить антивирусную программу, например, Eset 32 или Norton Security. 8. Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации.
В частности, система предоставляет следующие возможности: - регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки; - пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей; - накопление документов в почтовых ящиках исполнителей; - контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации; - ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте. 9. ArCon Home 2 Визуальная архитектура – для создания различных проектов домов, фасадов и т.д. 10. Информационно-поисковые системы в организации, такие, как Консультант Плюс, Гарант, следует установить секретарю, в отдел специалистов по рекламе. 11. Среди графических программ, используемых в деятельности специалиста по рекламе, можно выделить 3D-studio MAX, с помощью которой можно создать дизайн, рекламные ролики и т.д. 12. Одной из необходимых в организации программ является 1С: Предприятие (расчет заработной платы, платежные документы, бухгалтерия). 1.