Автоматизация регистрации документов

Введение 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации 2. Формы автоматизации регистрации документов 3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота 4. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе. 18 Заключение 22 Список использованной литературы 23 Введение В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения.

Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Использование компьютерных технологий ускоряет до¬кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра¬ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов. 1.

Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибол... Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо¬гут учитываться в ... Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руковод... Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочег... Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неи...

Формы автоматизации регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документоо... В настоящее время во многих организациях внедряет¬ся или уже действует... Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк¬ран и распечатки сп... Аналитичес¬кие справки о ходе исполнения заданий являются важным крите... Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинуты...

Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может ... Работа через сеть Интернет. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полн... Регламентация прав доступа. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводствен...

Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют м... В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивид... Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредст... АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ре...

Заключение

Заключение Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно – учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа о элемента содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора.

В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Список использованной литературы

Список использованной литературы 1. Автоматизация регистрации документов новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. – 2003 г. – №1. 2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г. 3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г. 4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001 №1. 5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд во Экмос, 2004 г. 6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др М. Технология, 2004 г. 7. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.

Учебное пособие 2-е изд М.: ИНФРА-М, 2005 г. 8. Электронный документооборот. – М. Новый век, 2001 г.