Формы автоматизации регистрации документов

Формы автоматизации регистрации документов. В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота.

Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда.

Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса.

К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; - возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз¬водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре¬квизиты документа, с которой собственно и идет работа.

Файлов может и не существовать, документ может оставать¬ся в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра¬ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ пост¬роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих мес¬тах) регистрацию документов непосредственно в структур¬ных подразделениях с объединением сведений В докумен¬тах в единой базе данных организации: - организовать на основе базы данных информацион¬но-справочную работу; - организовать эффективный контроль за исполнени¬ем документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних докумен¬тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб¬щенный поиск сведений по всем документам органи¬зации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию.

Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Ос¬тальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам.

Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистра¬ции документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизи¬рованная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную кар¬точку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информацион¬но-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу может вы¬полняться по неисполненным и исполненным докумен¬там, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по кон¬кретному документу на экран выводится, а затем распеча¬тывается соответствующая регистрационная форма. Резуль¬таты поиска информации по группе документов выводят¬ся на экран в табличной форме, а также при необходимо¬сти распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по ис¬полненному соответственно показывают, у какого испол¬нителя находится документ или в какое дело данный до¬кумент подшит. В настоящее время во многих организациях внедряет¬ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит авто¬матически при заполнении соответствующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк¬ран и распечатки списка документов, срок исполнения ко¬торых истекает сегодня.

Спе¬циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран спис¬ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме мо¬гут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компью¬тер руководителя. Аналитичес¬кие справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных со¬трудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве. Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации.

В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. 3.