рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Основные требования к оформлению управленческих документов

Основные требования к оформлению управленческих документов - раздел Информатика, Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Основные Требования К Оформлению Управленческих Документов. Каждый Документ С...

Основные требования к оформлению управленческих документов. Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, рас¬положенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного множе¬ства документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр уста¬новлен ГОСТом 6.10.5-87. Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до¬кументирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению рекви¬зитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти макси¬мальный набор реквизитов для любого из управленческих доку¬ментов и их расположение на бумажном носителе информации.

Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе рек¬визитов будет, безусловно, меньше. Состав реквизитов следующим: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — код формы документа; 06 — наименование организации; 07 — справочные данные об организации; 08 — наименование вида документа; 09 — дата документа; 10 — регистрационный номер документа; 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 — место составления или издания документа; 13 — гриф ограничения доступа к документу; 14 — адресат; 15 — гриф утверждения документа; 16 — резолюция; 17 — заголовок к тексту; 18 — отметка о контроле; 19 — текст документа; 20 — отметка о наличии приложения; 21 — подпись; 22 — гриф согласования документа; 23 — визы согласования документа; 24 — печать; 25 — отметка о заверении копии; 26 — отметка об исполнителе; 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 — отметка о поступлении документа в организации; 29 — отметка для автоматического поиска документа.

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на доку¬ментах министерств, ведомств, а также органов суда, прокурату¬ры, арбитража, органов народовластия, высших органов управле¬ния и др. Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на блан¬ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации.

В этом случае целесообразно указывать на планке документа также наименование государства — Российская Федерация.

Эмблема организаций (03) — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск докумен¬та, не допускается заменять эмблемой наименование предприя¬тия или учреждения.

Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы опреде¬ляются руководством организации. Эмблема должна быть заре¬гистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разре¬шение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гер¬бов на бланках организации.

Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКНО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографским способом. Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответство¬вать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой до¬кументации.

Этот реквизит вносится при составлении конкретно¬го документа. Наименование организации (06), являющейся автором доку¬мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наи¬менования даются в именительном падеже. Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах.

К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено. Наименование вида документа (08) является одним из важ¬нейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать компетен¬ции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех до¬кументах, за исключением писем и факсов, должно соответство¬вать ГСДОУ, ОКУД. Дата документа (09) является одним из основных реквизи¬тов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой доку¬мента является дата его подписания или утверждения, для прото¬кола — дата проведения заседания.

Если авторами документа яв¬ляются несколько организаций, то датой документа является наи¬более поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа (10) — это условное обозна¬чение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, при¬казов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера докумен¬та. Порядок регистрации и конкретная структура индексов докумен¬та регламентируются внутренними инструкциями.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) про¬ставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Место составления или издания документа (12) обязательно ука¬зываются в том случае, если затруднено его определение по рекви¬зитам «наименование организации» и «справочные данные об орга¬низации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех до¬кументах.

Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления. Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распростране¬ния, т. е. секретную или конфиденциальную информацию. Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен¬тах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого рек¬визита необходимо для сверки с адресом на упаковке.

В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, доку¬мент возвращается отправителю. Гриф утверждения (15) указывается на изданных распоряди¬тельных документах и на документах, которые утверждаются ком¬петентными органами или должностными лицами. В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и пос¬ледующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предва¬рительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка дол¬жно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголо¬вок должен грамматически согласовываться с названием вида до¬кумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поруче¬нию руководителя.

Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каранда¬шом фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка. Текст документа (19) составляется на русском или националь¬ном языке в соответствии с законодательством Российском Федера¬ции и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Отметка о наличии приложений (20) помещается перед под¬писью, содержит список приложений или указание на их количество. Подпись (21) — это один из основных способов удостовере¬ния документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за со¬держание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр до¬кумента В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.

Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют пра¬ва лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средства¬ми и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа. Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наи¬менования должности сотрудника, заверившего копию, его лич¬ной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне¬ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа¬ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку¬мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Она проставляется на первой странице документа. Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз¬можности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа.

Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления доку¬мента, его входящий регистрационный номер. Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные. 3.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или… Документы используются в различных областях деятельно¬сти, отраслях знаний,… Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терми¬ну «документационное обеспечение управления», который…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Основные требования к оформлению управленческих документов

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов
Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име¬ющие аналогов.

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги