Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов

Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име¬ющие аналогов.

Однотипные документы могут быть унифициро¬ваны и стандартизированы. Унификация однотипных управленческих документов заклю¬чается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация — это форма юридического закрепления ре¬зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва¬ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод¬ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле¬нию управленческих документов.

В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен¬тации. Унифицированная система организационно-распорядитель¬ной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде¬ления». Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономи¬чески эффективно, повысит общую культуру управления. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: • термины и определения, используемые при работе с управлен¬ческой информацией; • организационные структуры организаций, учреждений и пред¬приятий; • управленческие функции; • управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандарти¬зации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой ра¬боте привлечены все ведущие министерства и ведомства.

В работе по унификации документов, в частности внешнетор¬говых, принимают участие более десяти международных органи¬заций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Ев¬ропейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная орга¬низация стандартизации (ИСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компью¬терных технологий. Унификация управленческих документов предполагает уни¬фикацию состава документов, создаваемых при решении управ¬ленческих задач, и форм документов.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и до¬статочных для решения управленческих задач. В результате унифи¬кации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и со¬став документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреп¬лении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению докумен¬тов, и установлении единых требований к их составлению и офор¬млению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятель¬ности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применя¬емых в деятельности организации. 4.Понятие «документооборот» и его организация.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро¬вания документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов. Документооборот можно разделить на следующие этапы: • экспедиционная обработка документов, поступающих в орга¬низацию; • предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; • организация рационального движения документов внутри организации; • экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до¬кументов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави¬ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе¬диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по¬зволяет поднять производительность труда, более точно опреде¬лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде¬ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником служ¬бы документационного обеспечения управления (канцелярии, об¬щего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной инфор¬мационно-поисковой системы ему же должны передаваться и до¬кументы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа — зафиксировать сам факт поступления документов (при необходи¬мости и время). Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки доку¬ментационного обеспечения.

Основное его значение — оператив¬ное получение документов исполнителями и формирование пол¬ноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про¬хождения документов является установленное ГСДОУ предвари¬тельное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки: • для обязательного рассмотрения руководством органи¬зации в соответствии с распределением обязанностей; • не требующие резолюции руководства и направляемые • i i iy в структурные подразделения исполнителям. При рассмотрении поступившего документа учитывается: • важность его содержания; • сложность и новизна поставленных вопросов; • общественное положение автора документа, место учрежде¬ния-отправителя в структуре управления; • срок исполнения документа; • вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В целях оптимизации документопотоков целесообразно уста¬новить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обес¬печение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

Хотя все эти этапы оформления до¬кументов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осу¬ществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, го¬товящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесооб¬разна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения.

На схемах могут указы¬ваться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпоч¬тительнее централизовать в единой экспедиции организации. Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю¬чает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправ¬ления и сдачу в отделение связи.

Она осуществляется в соответ¬ствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой свя¬зи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.