Обработка информации. Реализация задач в сфере экономики сопровождается сбором, хранением, поиском и просмотром документов. Место и роль различных документов и операций их обработки в деятельности организации можно описать с помощью следующих понятий: • документ – информационный объект, используемый в бизнес-процессе; • событие – внешнее (неконтролируемое в рамках бизнес-процесса) действие, имеющее отношение к появлению, обработке или аннулированию документа; • операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса; • исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса.
Поток деловой информации, проходящий через организации, не только огромен в количественном отношении, но и удивительно разнообразен по видам ее представления и источникам.
Однако среди всего этого разнообразия можно выделить три составляющие части информационного потока: – приблизительно 12% информации, с которой мы соприкасаемся и работаем, представляют собой структурированную информацию в электронном виде, хранящуюся в базах данных и управляемую с помощью механизмов систем управления базами данных (СУБД). За ввод, индексирование, хранение, поиск и просмотр данных здесь отвечают специальные, достаточно развитые программные средства в составе СУБД; – 15% информации, с которой приходится работать не менее активно, представляют собой неструктурированные данные в электронном виде. Огромные массивы неструктурированной информации хранятся в виде текстовых файлов, файлов электронных таблиц, органайзеров, а также попадают в наш компьютер в виде ASCII-файлов по электронной почте и через факс-модемы.
Для индексирования и поиска необходимых данных используются механизмы четкого поиска текста по ключевым словам и полному содержанию; – около 75% информации – это информация, хранящаяся на бумаге.
Бумажные документы забивают ящики столов, шкафы и приходится тратить много времени на то, чтобы отсортировать кипы бумаг, относящихся к различным делам, или вручную найти необходимый документ при помощи обычной картотеки. Ввод экономической информации в компьютерную базу данных чаще осуществляется вручную набором на клавиатуре символов в соответствии с первичным бумажным документом.
При этом участие человека-оператора в процессе ввода данных снижает эффективность информационной системы, поскольку его производительность не превосходит 40 bps (bit per second – бит в секунду) или 5cps (chart per second – символов в секунду). Для автоматизированного ввода данных используются лазерные считывающие устройства – сканеры. Экономическую информацию можно обрабатывать непосредственно в документе, созданном MS WinWord, путем внедрения в документ даты и времени, полей, закладок.
При этом вставленное поле позволяет использовать формулы, в которых можно применить множество встроенных функций групповой обработки информации. Гораздо чаще экономическая информация представляется для обработки в виде таблиц. Для обработки данных в электронных таблицах в состав MS Office включен табличный процессор Excel. При этом средств обработки данных, встроенных в табличный процессор, существенно больше и они разнообразнее.
Имеются встроенные вычислительные блоки и процедуры, например блок анализа, позволяющий проводить решение типовых задач статистики. Экономическая информация вводится и накапливается в течение длительного времени. Поэтому ее целесообразно хранить в базах данных в целях ее последующей обработки и использования для создания различных итоговых документов. Для создания баз данных и работы с ними в состав MS Office включена СУБД MS Access.
В современных информационных системах все шире применяется речевой ввод и вывод информации: в частности, для решения практических задач, связанных с вводом вербальной информации в автоматические системы, для создания систем автоматизированного поиска и обработки информации на разных языках, оптимизации линий связи. Решение проблемы взаимодействия человека и компьютера на естественном языке, автоматической обработки текста с помощью компьютеров и лингвистическое обеспечение информационных систем разных типов позволяет осуществлять управление роботом, диалог в процессе принятия решений в системе управления, машинный перевод речи, компьютеризацию обучения, разработку систем искусственного интеллекта. 5. Автоматизированные информационные системы Анализ и классификацию автоматизированных информационных систем можно провести с различных позиций: – по информационному принципу – построенные на основе индивидуальной (локальной) базы данных; построенные на основе распределенной (сетевой) базы данных однорангового типа; построенные на основе базы данных иерархического типа «сервер – клиент»; – по технологическому принципу – сбор данных, передача данных, хранение данных, обработка данных; – по функциональному принципу – учет, анализ хозяйственной деятельности, планирование, прогнозирование.
Наиболее удобной классификацией АИС является деление систем по видам обеспечения: техническое, программное, информационное, лингвистическое, математическое, правовое, организационное.
Такое деление позволяет отвлечься как от конкретной технологии, так и от конкретного функционального назначения рассматриваемых компонентов.
Однако полностью изолированно друг от друга виды обеспечения рассматривать нельзя, поскольку принципы построения базы данных влияют на используемое при этом программное обеспечение, а также выбор технических средств. Поэтому в качестве основного структурного звена автоматизированной информационной системы часто принимают автоматизированное рабочее место специалиста.
АРМ бухгалтера – это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники, другими инструментальными средствами и средствами оргтехники и обеспечивающее автоматизацию большей части операций учета при выполнении бухгалтером своих профессиональных функций. Аналогичным образом можно определит АРМ и других специалистов. Автоматизированные информационные системы масштаба предприятия или отрасли называются корпоративными системами управления бизнес-процессами, или системами управления корпорацией.
На западе применительно к системам масштаба предприятия часто употребляют термины manufacturing requirements planning (MRP), manufacturing resource planning (MRP II), business management systems (BMS). В современной информационной технологии управления корпорацией все производственно-хозяйственные операции называются бизнес-процессами. Бизнес-процесс – это действия управленческого персонала, покрывающие один из видов деятельности предприятия.
Все бизнес – процессы разбиваются на более мелкие бизнес-функции, которые выполняются отдельными исполнителями или их группами и носят более специфический характер для каждой конкретной организации. Для осуществления бизнес-процессов в масштабах предприятия компании необходимо, чтобы работники своевременно имели надежные данные для принятия управленческих решений, а также получали оперативную информацию для выполнения своих каждодневных функций. Поэтому в настоящее время главное требование, предъявляемое к руководителям предприятий, учреждений и финансовых структур, – это умение организовать взаимодействие всех функциональных приложений, возможность оперативной обработки информации и получение всех необходимых отчетных документов.
Немаловажное значение имеют такие характеристики систем, как защита информации от несанкционированного доступа, их надежная и бесперебойная работа. Всем перечисленным требованиям могут удовлетворять только системы, имеющие модульную структуру и реализованные в архитектуре «клиент-сервер». Одно из направлений построения корпоративных систем управления предусматривает интеграцию информационной системы путем объединения локальных АРМ с помощью интерфейсных программ.
Это направление можно рекомендовать, когда поставленная задача повысить эффективность использования существующих информационных технологий.