Введение Для решения задачи по автоматизации учета расчетов с персоналом в данной работе использовалась система 1С: Расчет, которая, по сути является компонентой системы 1С: Предприятие. 1С: Расчет является универсальной системой для автоматизации расчетов, имеющих определенную периодичность.За счет своей универсальности система 1С: Расчет может быть адаптирована к требованиям любого конкретного предприятия, настроена на любое законодательство и применяться для решения самых различных прикладных задач.
Система 1С: Расчет - программа для автоматизации деятельности предприятия. Она предназначена для решения широкого круга разнообразных задач.Набор выполняемых системой 1С: Расчет функций определяется ее конфигурацией, содержащейся в комплекте поставки системы или созданной для конкретного предприятия. Возможности системы позволяют организовать учет самых разнообразных ресурсов и расчет тех или иных параметров по ним. Это могут быть: учет перемещений сотрудников предприятия и расчет их заработной платы и разного рода компенсаций; учет основных средств и расчет их амортизации; учет акций и расчет дивидендов акционеров; расчет себестоимости продукции и услуг и др. Средства конфигурирования программы позволяют организовать произвольное количество справочников и документов необходимой структуры.
Можно настроить произвольное количество журналов расчета для выполнения расчетов по тем или иным объектам хранения их результатов.Система 1С: Расчет позволяет организовать максимально удобный ввод информации.
При заполнении документов можно осуществлять ввод значений по умолчанию, а также выбор данных из существующих справочников. Широкие оформительские возможности системы позволяют создать формы первичных документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов.Печатная форма документа может автоматически меняться в зависимости от внесенной в документ информации. "Учет расчетов с рабочими и служащими" Организационно-экономическая сущность задачи Целью решения задачи "Учет расчетов с рабочими и служащими" является повышение оперативности, точности и достоверности учета с помощью средств вычислительной техники. Решение задачи позволяет автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета: - расчет всех начислений и удержаний по сотрудникам предприятия; 1. Входная оперативная информация 1.1 По учету личного состава Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1) Применяется для учета вновь принятых на работу.
Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом.
Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.
Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки.
Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.Личная карточка (форма N Т-2) Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной в установленном порядке), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 25.01.1999 N 5) (см. текст в предыдущей редакции) Коды профессии и специальности указываются соответственно по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО). Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организаций.
После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.При заполнении пункта 12 раздела I организации необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11. В разделе личной карточки "Дополнительные сведения" для полноты учета лиц, обучающихся в очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.
Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также можно записывать другие данные, необходимые для учета. Учетная карточка научного работника (форма N Т-4) Предназначена для учета научных работников научными, научно - исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениям и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии.
Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работника. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме N Т-2. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5) Применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое.
Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно - материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6) Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации. (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 02.07.1999 N 51) (см. текст в предыдущей редакции) На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты". В разделе "Начислено" в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8) Применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом.
Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации. (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 02.07.1999 N 51) (см. текст в предыдущей редакции) В разделе "Справка о несданных имущественно - материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником. 1.2 По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) Табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13) Применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма N Т-12 графы 3, 5, форма N Т-13, графа 3) отведено две строки - одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Форма N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени" применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники.
К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т.д то есть данные, содержащиеся в справочниках условно - постоянной информации.
В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Такая форма должна обеспечить возможность отражать в ней учет использования рабочего времени.Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13. 2. Выходные данные задачи Расчетно - платежная ведомость (форма N Т-49) Применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих.
Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов.Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.
В графах раздела "Льготы" проставляются установленные законодательством суммы вычетов из доходов, не подлежащих налогообложению. Графа " Категория персонала" заполняется в тех организациях, в отчете по труду которых предусмотрено разделение работников по категориям. Расчетная ведомость (форма N Т-51) Применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.Рекомендована для применения в крупных организациях.
При применении расчетной ведомости по форме N Т-51 ведется лицевой счет по форме N Т-54. Для учета выплат заработной платы применяется платежная ведомость по форме N Т-53. Форма N Т-51 печатается в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал на квартал, полугодие или год. Платежная ведомость (форма N Т-53) Применяется для учета выплат заработной платы.На титульном листе формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа.
При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники платежная ведомость может печататься без строк.Лицевой счет (формы N Т-54 и N Т-54а) Рекомендуется применять в крупных организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды.
Заполняется работником бухгалтерии. Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.При безавансовом расчете заработной платы записи о начислениях и удержаниях в форме N Т-54 производятся на двух строках. При необходимости можно в каждую графу включить итоговую строку.
На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость по форме N Т-51. Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно - постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме.Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.
Свободные графы в верхней таблице могут быть использованы для разных необходимых записей. Заключение Сегодня информационные технологии оказывают влияние не только на обработку данных, но и на способ выполнения работы людьми, на продукцию, характер конкуренции. Информация во многих организациях становится ключевым ресурсом, а информационная обработка – делом стратегической важности.Большинство организаций не сможет успешно конкурировать, пока не предложит своим клиентам такой уровень обслуживания, который возможен лишь при помощи систем, основанных на высоких технологиях.
Информационная система управления – это система, обеспечивающая уполномоченный персонал данными или информацией, имеющими отношение к организации. Информационная система управления, в общем случае, состоит из четырех подсистем: системы обработки транзакций, системы управленческих отчетов, офисной информационной системы и системы поддержки принятия решений, включая информационную систему руководителя, экспертную систему и искусственный интеллект.
Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию.Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество.
Список используемой литературы. 1.Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента/ Учебное пособие. –Санкт – Петербург, 2000. 2.Информатика. Базовый курс/ под ред. Симонович С.В. – Санкт – Петербург, 2001. 3.Общая информатика. под. ред. Симонович С. В. – Москва, 2001. 4.Сайт www.1c.ru.