1. Проанализировать раздел должностной инструкции «Обязанности». Выявить взаимоотношения (по информации) данного работника с другими подразделениями, ознакомившись с соответствующим разделом положения об отделе, в котором работает данный работник. 1. Взаимоотношения работника (специалиста по маркетингу) с другими отделами сведены в таблицу: Наименование взаимодействующего подразделения Наименование документов, полученных от подразделения, указанного в графе 1 Наименование документов, отправляемых подразделению, указанному в графе 1 Планово – экономический отдел - квартальные и месячные планы сбыта продукции; информацию об изменениях цен; - проекты цен на новую продукцию, а также на новые виды услуг; - методические материалы по вопросам планирования, анализ информации о себестоимости предоставляемых услуг. - рекомендации для планирования ассортимента; - информацию о выборе каналов распределения; - план рекламной компании в соответствии с целями и задачами предприятия.
Финансовый отдел - утвержденные основные уступки в цене; - анализ сбытовых издержек, издержек на проведению рекламной компании - план сбыта; - сметы расходов на рекламную деятельность для утверждения.
Производственный отдел - технологическая информация производстве; - сведения об ассортименте выпускаемой продукции; - информация о состоянии и прогнозах о спросе на продукцию на рынке; - предложения по совершенствованию качества продукции Юридический отдел - проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера или проекты указанных актов без визы, но с заключением о несоответствии законодательству; - отдельных положений с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов. - проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования; -документы, справки, расчеты и другие сведения, необходимые для выполнения возложенных на юридическую службу функций. Компьютерный отдел - расходные материалы (по мере требования). - аналитическая информация о стоянии потребительских предпочтений (через систему интернет); - макеты средств рекламы; Канцелярия - входящая информация для отдела (по мере поступления) - пакет документов, информационных рекламных материалов Отдел кадров - руководящие материалы по организации оплаты труда и материального поощрения, соблюдению трудового законодательства; - штатное расписание; - положение о премировании; коллективный договор; - график работы предприятия; рекомендации по подбору и расстановке кадров; - планы подготовки и повышения квалификации рабочих, специалистов и служащих. - предложения по совершенствованию организации труда, систем оплаты труда и материального поощрения, проектам штатных расписаний; - необходимые данные и материалы для анализа состояния организации труда и заработной платы; - отчетность по вопросам движения, подбора, расстановки и воспитания кадров; - резерв на выдвижение на руководящие должности; - заявки на потребность в кадрах; табели или другие документы учета рабочего времени; - заявки на повышение квалификации работников предприятия. 2. На основании пункта (1) выделить перечень функций управления и управленческих работ, подлежащих автоматизации.
Спроектировать перечень документов, являющихся входными и выходными при выполнении каждой функции (работы). 2. В качестве первой менеджера по рекламе, которая подлежит автоматизации, является разработка планов рекламных компаний по одному виду или группе товаров (услуг) и определение затрат на их проведение.
Необходимо от производственного отдела получить сведения об ассортименте выпускаемой продукции, информацию о проектах цен на новую продукцию.
Входными документами для данной функции будут: - квартальные и месячные планы сбыта продукции; - сведения о поставщиках продукции; - информацию о рисках в вопросах доставки товаров, связанных с изменениями внешних условий и деятельностью конкурентов. Выходными документами будут – информация о состоянии и прогнозах о спросе на продукцию на рынке; информация о выборе каналов продвижения продукции; предложения по совершенствованию качества продукции для производственного отдела; Следующей функцией специалиста менеджера по рекламе, которая подлежит автоматизации, является функция анализа мотивации и формирования потребительского спроса на товары и услуги, выявление наиболее эффективные рынки сбыта.
Для реализации данной функции необходимо получение от планово-экономического отдела информации о планируемых объемах производства.
Входящими документами будут ежемесячные планы производства продукции; исходящими – информация о состоянии товарного рынка; предложения по изменению цен на отдельные виды продукции в связи с изменением спроса.
Необходимо также получение информации от финансового отдела о себестоимости продукции и величине ожидаемой прибыли.
Соответственно, здесь входящими документами будут сведения о себестоимости продукции и сведения о величине ожидаемой прибыли.
Следующей функцией, которая подлежит автоматизации, является функция организации разработки рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов. Для реализации данной функции необходима работа с таким работником, как дизайнер, который обеспечивает разработку необходимых макетов рекламных носителей.Для реализации данной функции необходимо получение информации о наличии соответствующих расходных материалов от компьютерного отдела, которые являются входящими данными.
Выходные данные: - аналитическая информация о стоянии потребительских предпочтений (через систему интернет); - макеты средств рекламы. Также для более полной автоматизации данной функции необходимо полное предоставление соответствующей входящей информации от канцелярии.В качестве выходных данных в этом случае выступают пакеты информационных аналитических материалов. 3. Для каждой из выбранных функций (работ) выявить перечень входных и выходных показателей.
Записать показатели в таблицу, которая должна содержать следующие столбцы: - наименование показателя, - обозначение показателя на формализованном языке, - номер функции управления (работы), - признак: «входной» или «выходной» для данной функции. 3. Определим перечень входных и выходных показателей для выявленных во втором пункте управленческих функций: 1) разработка планов рекламных компаний по одному виду или группе товаров (услуг) и определение затрат на их проведение.
Входными показателями для данной функции будут: - объем реализации (фактический, плановый). - размер партии (фактический, плановый) Выходными показателями для данной функции будут: - цена продукции оптимальная; - объем реализации оптимальный; - расход денежных средств на проведение рекламной компании. 2) Анализ спроса и потребления, их мотиваций потребителей, тенденций их развития. Входными показателями для данной функции будут: - объем реализации (фактический, плановый). Выходными показателями для данной функции будут: - объем реализации оптимальный. 3) Разработка рекламных текстов - трудоемкость (фактическая, плановая); - расход материала (фактический, плановый); - время работы (фактическое, плановое); Выходные данные: - производительность (фактическая, плановая); - заработок работающего (фактический) Составим таблицу входных и выходных показателей для выбранных функций управления.
Наименование показателя Обозначение показателя Номер функции управления Признак для данной функции Размер партии - фактический ф 1 входной - плановый пл 1 входной Цена продукции - фактическая Сф 1 входной - плановая Спл 1 входной - оптимальная Сopt 1 выходной - средняя Сс 1 входной Объем реализации: - фактический Qф 1,2 входной - плановый Qпл 1,2 входной - оптимальный Qopt 1,2 выходной Расход денежных средств - фактический  ф 1 выходной - плановый пл 1 выходной Трудоемкость - фактическая ф 3 входной - плановая пл 3 входной Расход материала - фактический  ф 3 входной - плановый пл 3 входной Время работы - фактическое tф 3 входной - плановое tпл 3 входной Производительность труда - фактическая Рф 3 выходной - плановая Рпл 3 выходной Заработок работающего - фактический Зф 3 выходной Список используемой литературы: 1. Балдин К.В Информационные системы в экономике: Учебник – 4-е изд. перераб. и доп./ К.В. Балдин М.: «Дашков и К », 2007 395с. 2. Балдин К.В Уткин В.Б Информационные системы в экономике: Учебник 5-е изд. перераб. и доп./ К.В. Балдин, В.Б. Уткин М.: «Дашков и К », 2008 395с. 3. Барановская Т.П Лойков В.И Информационные системы и технологии в экономике/ Т.П. Барановская, В.И. Лойко М.: Финансы и статистика, 2005 416с. 4. Информационные системы в экономике/ Под ред. Г А. Титаренко М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008 463с. 5. Фрионова Л.Р Документационное обеспечение маркетинговой деятельности предприятия/ Л.Р. Фрионова Издательство Пензенского государственного университета, 2003 178с.