Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Excel 97

Реферат по информатике на тему: Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Excel 97 Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Excel 97 Электронные таблицы Excel 9x часто используют для ведения простейших баз данных Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являю-щихся полями базы данных.Каждая строка представляет отдельную запись.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных: • первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей; • остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами; • информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только циифры или только текст; Основная работа любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется.Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет упростить этот про-цесс путем сортировки и фильтрации данных.

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрас-танию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона.В нем можно выбрать от одного до трех полей сортиров-ки, а также задать порядок сортировки по каждому полю. Другой способ поиска информации в базе данных — использование средства Автофильтр.

Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскры-вающие кнопки.

Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Вари-анты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ. За-писи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. Иногда вам потребуется работать с подмножеством данных.Например, вы могли бы выде-лить часть списка данных и передать его пользователю, которому не нужен полный список, или вам потребуется получить отфильтрованное представление данных, чтобы создать отчет, не вклю-чающий ненужную информацию.

Можно фильтровать данные, переносить их на другой рабочий лист, в другую рабочую книгу или вообще в другое приложение. На некотором этапе работы, воз-можно, вы сочтете необходимым удалить ненужные более записи из базы данных.Это также мож-но сделать путем фильтрации и выделения данных из общего списка. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи.

Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Авто-фильтр.Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Дру-гие. Диалоговое окно Расширенный фильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю. С помощью диалогового окна Расширенный фильтр можно установить критерий сравне-ния, а также создать критерии И или ИЛИ. Например, можно заказать поиск в базе данных сведе-ний обо всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650. А с помощью критерия И можно отфильтровать всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650 и которые работают в бухгалтерии.

Используя критерий или, можно найти всех служа-щих, идентификационные номера которых больше числа 660, либо служащих, которые проработа-ли в компании более 10 лет. Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев • Отобразить все. Отображаются все записи в поле • Расширенный фильтр.

Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяю-щее создать критерии с использованием И либо ИЛИ. • Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях. • Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями. • Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области • интервал списка - область базы данных, которая подлежит фильтрации; • интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации; Чтобы зарезервировать место для критерия сравнения, в верхнюю часть таблицы можно вставить несколько строк (критерий можно задать в произвольных ячейках, но если расположить его рядом с таблицей, будет намного нагляд¬ней). Критерий может состоять из нескольких столб-цов, каждый из которых должен иметь заголовок из первой строки таблицы (имя поля). Исполь-зуемые в критерии заголовки в точности должны соответствовать заголовкам таблицы.

Чтобы не ошибить¬ся, можно просто скопировать названия заголовков (полей) из таблицы в критерий.

Под каждым именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие, которое оп-ределяет критерии фильтрации. • интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации. Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр.

В диалоговом окне надо указать координаты интервалов. Если необходимо получить результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно вы-брать Копировать на другое место и указать интервал извлечения.