Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса). Выполнение макроса возможно:
• из окна базы данных при создании макроса появляется вкладка Работа с макросами, на вкладке Конструктор в группе Сервис следует нажать пиктограмму Выполнить;
• при возникновении определенного события некоторого объекта, например, нажатие кнопки. В этом случае макрос выполняется автоматически.
Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие или закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов, запуск отчетов и т.д.
Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макросу присвоить стандартное имя Autoexec, то такой макрос будет выполняться автоматически сразу же после загрузки Access.
Макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Процедура создания макроса в основном состоит в выборе макрокоманд и определении их параметров. Для создания макроса следует:
1. В окне базы данных на вкладке СОЗДАНИЕ группы Другие выбрать пиктограмму Макрос.
2. На панели макрокоманд в ячейке столбца Макрокоманда выбрать из раскрывающегося списка имя макрокоманды.
3. В ячейку столбца Примечание ввести текст комментария к макрокоманде (необязательно).
4. В нижней половине окна указать аргументы макрокоманды.
Если макрос должен состоять из нескольких макрокоманд, следует перейти на следующую строку и повторить вышеуказанные действия.
Можно использовать технологию перемещения объектов для быстрого создания макроса. Для этого следует в окне базы данных выбрать объект и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того, чтобы создать макрос, открывающий форму, следует перемесить с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды.
Имеющиеся в Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:
• макрокоманды перемещения по данным;
• макрокоманды выполнение макроса, процедуры или запроса
• макрокоманды прерывание выполнения
• макрокоманды экспорта – импорта
• макрокоманды работы с объектами
• прочие макрокоманды.
Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце Условие (для вывода столбца следует выполнить команду Условие меню ВИД) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений. В ячейках столбца Условие нельзя использовать выражения SQL.
При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца Условие содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.
Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец Имя макроса. Чтобы его вывести, следует выполнить команду Имена макросов вкладки КОНСТРУКТОР группы Показать или скрыть. Для запуска макроса из группы макросов следует указать:
Имя Группы макросов . Имя Макроса.