Использование ссылок в формулах
Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек.
С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения.
В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.
Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Например, если в клетке С1 записано =А1+В1, то при копировании ее в клетку С2 формула будет иметь следующие относительные ссылки =А2+В2; при копировании в D1 запишится =В1+С1.
Абсолютными являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании и при перемещении формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки. Например, в ячейке С1 записано: =$A$1+$B$1. Тогда при копировании в С2 там получится = $A$1+$B$1.
Смешанные ссылки - это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, $D7.
Примеры ссылок: А:А – ссылка на все ячейки столбца А;
1:3 – ссылка на все ячейки строк 1, 2, 3;
Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:
имя раб.листа! ссылка на ячейку, например, Лист2!А1:А10.
Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки, например, ‘лицевой счет’!А1:А10.
Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например, Лист1:Лист5!$A$1:$D$3.
Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:
[имя книги]имя раб.листа! ссылка на ячейку, например: [книга2]Лист3!Е5:Е15.
Excel позволяет использовать в формулах, создаваемых в рабочих листах, заголовки вместо ссылок. В этом случае для идентификации ячеек, находящихся в строках и столбцах таблицы, используются соответствующие заголовки. Когда вместо ссылок формула содержит текст, Excel поступает следующим образом:
- если формула содержит заголовок столбца или строки, Excel считает, что пользователь хочет использовать диапазон ячеек, расположенных ниже заголовка столбца таблицы или справа от заголовка строки;
- если формула содержит заголовок столбца (или строки), отличного от того, в котором она находится, Excel считает, что пользователю нужна ячейка, расположенная на пересечении столбца (или строки) с таким заголовком и строки (или столбца), где расположена эта формула.
Формулы, содержащие заголовки, можно копировать и вставлять. При этом Excel автоматически настраивает их на нужные столбцы и строки. При изменении заголовков столбцов и строк таблицы Excel автоматически изменяет и заголовки, использовавшиеся в формулах.
Следует всегда оставлять пустую строку снизу и пустой столбец справа от таблицы, содержащей формулы, в которых используются заголовки. В противном случае результаты могут быть непредсказуемыми, особенно если имеется несколько уровней итоговых формул.
Формулы, содержащие заголовки, можно применять только в том же листе, где находится таблица.
Диапазону ячеек и ячейке можно присвоить имя, причем иногда присвоение имени ячейкам или диапазонам ячеек в формулах облегчает работу по расшифровке ссылок в них.
Использование имен ячеек или диапазонов ячеек позволяет уменьшить вероятность появления ошибок в формулах.
Чтобы присвоить имя ячейке или диапазону:
нужно выделить ячейку или диапазон ячеек и выбрать пиктограмму Присвоить имя группы Определенные имена вкладки ФОРМУЛЫ выбрать команду Присвоить имя при этом появитьсяокно Созданиеимени (рис. 9.6);
ввести имя ячейке или диапазону ячеек, причем, если в имени содержится пробел, то нужно использовать вместо пробела подчеркивание, и нажать кнопку ОК.
Рис.9.6. Диалоговое окно Создание имени.