То, как организация оперирует электронной почтой, также важно, как и использование системы. Правила безопасности и инструкции при подходящем случае становятся темой судебных процессов, основанием для жалоб и прочих хлопот, которые мешают работе организации или пользователей.
Другие аспекты работы с электронной почтой, будь то содержание посланий или их обработка, обычно не воспринимаются серьезно. А они являются реальными вопросами, так как находят порой отражение в скандальных делах и проблемах, связанных с электронной почтой и отражающихся на безопасности организации. Правила безопасности электронной почты должны устанавливать определенные обязанности и для пользователя, и для администратора. Если организация пользуется внешними услугами для обеспечения работы электронной почты, то следует проверить контракт, чтобы убедиться, что провайдер услуг управляет системами электронной почты в соответствии с принятыми в организации правилами.
Самое распространенное приложение Internet может оказаться и самым опасным. Электронная почта может использоваться для пересылки секретных данных, оскорблений и создавать проблемы для службы безопасности. Все проблемы можно решить, если организация контролирует трафик электронной почты и содержимое посланий, а также архивирует сообщения, чтобы в будущем можно было разобраться в возникшей проблеме.