Общая книга – книга, доступ к которой имеют несколько пользователей сети. Каждый пользователь, сохраняющий книгу, получает возможность просмотра изменений, сделанных другими пользователями. Изменения фиксируются в журнале изменений. Журнал изменений – это лист общей книги, в котором хранятся сведения об изменениях, сделанных в предыдущих сеансах. Сохраняются сведения о том, кто сделал изменения, когда изменения были сделаны и какие данные были изменены. Сведения об изменениях можно просматривать как непосредственно на листе, так и на отдельном листе изменений.
Для того чтобы предоставить книгу в совместный доступ выполните следующее:
1. На вкладке Рецензирование в группе Изменения выберите команду «Доступ к книге».
2. Установите флажок «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Чтобы обязать других пользователей вводить пароль для отключения журнала изменений или удаления книги из общего пользования, введите пароль в поле «Пароль (не обязателен)», нажмите кнопку <Ok>, а затем введите пароль еще раз для подтверждения.
4. Если будет предложено, сохраните книгу.
Если книга уже является общей и ее нужно защитить паролем, необходимо закрыть совместный доступ к книге, выполнив следующие действия:
1. Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу, чтобы предотвратить потерю несохраненных данных.
2. Чтобы сохранить копию сведений журнала изменений, которые будут утеряны при закрытии общего доступа к книге, выполните следующие действия:
- на вкладке Рецензирование в группе Изменения выберите команду «Исправления», а затем выберите в списке пункт «Выделять исправления»;
- в списке «Когда» выберите вариант «Все».
- снимите флажки «Кто» и «Где».
- установите флажок «Вносить изменения на отдельный лист», а затем нажмите кнопку <Ok>.
3. В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку <Доступ к книге>.
4. На вкладке Правка убедитесь, что вы – единственный пользователь в списке «Файл открыт следующими пользователями».
5. Снимите флажок «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»[2].
При необходимости можно предоставить определенным пользователям доступ к диапазонам. Защитите листы и элементы книги и задайте пароли для просмотра и изменения.