Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Промежуточные итоги формируются с помощью кнопки на вкладке Данные. MS Excel автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов, а также структурирует данные. Такую информацию легко обрабатывать – форматировать ячейки, создавать диаграммы и т. д.
С помощью операции Итоги можно:
- указать способ группировки данных;
- вывести промежуточные и общие итоги для одной группы в списке;
- вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп в списке;
- выполнить расчеты над данными.
Подведение промежуточных итогов предполагает использование следующей методики:
1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячейки. Определиться с тем, какие нужны итоги.
2. Провести сортировку по необходимому полю или полям (вкладка Главная → Сортировка).
3. Подвести итоги (вкладка Данные → Промежуточные итоги).
Примечание. При создании вложенных промежуточных итогов следует четко представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения уровня детализации: сначала – по первому ключу, далее, снимая флажок «Заменить текущие итоги», – по вторичному ключу и т. д.
Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список с итогами и выполнить команду Данные → Промежуточные итоги → кнопка <Убрать все>.
При создании итогов при необходимости можно:
- использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;
- использовать несколько операций для одного набора данных (например, вычислить среднее и суммарное значение для столбца с числовыми данными);
- подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала – отфильтровать, затем – отсортировать по необходимому полю (полям) и, наконец, – подвести итоги.