Создание сводной таблицы

Сводная таблица создается на базе уже существующей таблицы, путем группировки данных по выбранному параметру и способу вычислений. Для создания Сводной таблицы на вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку <Сводная таблица> (рис. 22).

 

Рис. 22. Вставка сводных таблиц

Далее в появившемся окне в поле «Выбрать таблицу или диапазон» автоматически выберется вся ваша таблица. Если вы хотите выбрать только часть таблицы для анализа, то нажмите кнопку в конце строки ввода и мышкой выделите нужную часть таблицы. Обратите особое внимание на то, что верхняя строка выделенного диапазона обязательно должна содержать названия столбцов, т.к. она не будет обрабатываться как данные, а определит будущие названия полей по которым будет происходить формирования отчета Сводной таблицы. После выделения нажмите на кнопку в конце строки ввода еще раз.

Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы: на новый лист или на существующий лист. Далее нажмите <Ok> (рис. 23). В результате в правой части экрана появится конструктор сводной таблицы – параметры формирования отчета (рис. 24). В списке полей выберите те, по которым вам нужен отчет, а в нижней части мышкой поместите поля в нужные области в нужном порядке.

Рис. 23. Окно создания сводной таблицы

 

Рис. 24. Конструктор сводных таблиц

Пример.

Пусть исходный список имеет вид, представленный на рис. 25.

 

Рис. 25. Исходные данные
для создания сводной таблицы

Сформируем сводную таблицу, определив средний балл за сессию по каждому студенту. Для этого при формировании сводной таблицы переместим в область Строка поле Фамилия, в поле Значения – поле Оценка. При этом предлагается подсчет суммы по этому полю. Для изменения операции щелкаем левой кнопкой мыши в окне Значения по строке «Сумма по полю Оценка». В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Параметры полей значений». В списке «Операция» выбираем «Среднее». В итоге получим таблицу, представленную на рис. 26.

 

Рис. 26. Сводная таблица для определения
среднего балла студентов

Сформируем сводную таблицу для определения максимального балла по каждой из дисциплин. Для этого в поле Строка поместим поле Дисциплина, в поле Значения – Оценка и изменим операцию на Максимум (рис. 27).

Рис. 27. Сводная таблица для определения
максимального балла по дисциплинам

Сформируем сводную таблицу для определения среднего балла по каждой дисциплине с дополнительной возможностью фильтрации результатов в соответствии со списком студентов. Для этого в поле Фильтр отчета поместим поле Фамилия, в поле Строка – Дисциплина, в поле Значения – Оценка и изменим операцию на Среднее (рис. 28). Здесь виден фильтр (строка Фамилия), позволяющий просматривать весь список студентов и по каждому видеть результат (очевидно, средний балл для студента по одной дисциплине есть не что иное как оценка по этой дисциплине). Там же есть опция «Все», позволяющая получать агрегированный результат по всей группе студентов. Общий итог показывает средний балл за сессию по одному (на нашем рисунке) или для всех студентов.

 

Рис. 28. Сводная таблица для определения
среднего балла по дисциплинам с применением фильтра

Сформируем сводную таблицу, группирующую студентов по дисциплинам и по каждому студенту выводящую его балл. Для этого в поле Строка поместим сначала поле Дисциплина, затем – Фамилия. В поле Значения поместим поле Оценка, причем операцию можно назначить, например, – Среднее (рис.10). Очевидно, кроме заказанной информации сформированы промежуточные итоги для каждой дисциплины и по всей группе.

Рис. 29. Сводная таблица с группировкой данных

Сформируем сводную таблицу, содержащую в строках информацию о дисциплинах, в столбцах – о фамилиях студентов, а на пересечении строк и столбцов – оценки. Для этого поместим поле Дисциплина в поле Строка, поле Фамилия – в поле Столбец, поле Оценка – в поле Значения (операция - Максимум). Получим результат (рис. 11).

 

Рис. 30. Сводная таблица с несколькими столбцами

Необходимо помнить, что в вычисляемых полях подведение итогов данных всегда производится по той же функции, которая используется для основных столбцов.