Для ввода исходных данных табличный курсор помещается в нужную ячейку, и с клавиатуры вводится соответствующий текст. Затем нажимается клавиша [Enter].
Размер шрифта вводимых данных устанавливается через опции вкладки Данныегруппа Шрифт. Если же необходимо задать новый шрифт, который будет использоваться по умолчанию в окне настройки параметров Excel в категории «Основные» используйте опции «Шрифт» и «Размер» из группы «При создании новых книг».
Вводимые в таблицу данные можно проверять на корректность значений. Для этого используется инструмент «Проверка данных» в группе Работа с даннымивкладкеДанные. Данная команда служит для определения допустимых значений для отдельных ячеек и диапазонов, ограничений вводимых данных по типу (например, только целые числа, числа или текст) и задания предельных значений.
Окно «Проверка вводимых значений» содержит 3 вкладки: параметры, сообщение для ввода, сообщение об ошибке.
1. Параметры.
В «Условиях проверки» пользователь может ввести необходимый ему тип данных. Указание типа данных вводимых значений позволяет определить, какие условия можно налагать на значения ячеек. После выбора типа данных в диалоговом окне под списком «Тип данных» появляются соответствующие данному типу данных дополнительные поля, позволяющие выбрать оператор сравнения и задать ограничения на значения. Параметры, отображаемые в диалоговом окне «Проверка вводимых значений», зависят от значений, установленных в списках «Тип данных» и «Значение». При этом возможны следующие соответствия.
| Тип данных | Накладываемые ограничения |
| Любое значение | Не накладывает никаких ограничений на вводимые данные и используется, для отмены проверки. |
| Дата (формат дд.мм.гг) | Указывает, что вводимые данные должны быть датами. В строке «Значения» можно установить знак отношения, по которому анализируется данное, в строках «Начальная дата» и «Конечная дата» вводятся временные диапазоны, по которым выполняется проверка. |
| Действительное | Указывает, что вводимые данные должны быть числами или дробями (целая часть отделяется от дробной запятой). При данном типе данных необходимо выбрать оператор, а затем установить параметры. Строка «Значения» аналогична «Дате». В строках «Минимальное» и «Максимальное» вводятся значения, по которым выполняется проверка. |
| Список | Позволяет установить список корректных данных. Строка «Источник» служит для ввода ссылки на диапазон, на определенное имя или тип корректных данных. |
| Длина текста | Указывает допустимое количество символов. Поле «Значения» аналогично значениям параметров при типе данных «Дата». Поля «Минимум/Максимум» позволяют ввести наименьшее/наибольшее количество символов в тексте. |
| Время | Указывает, что вводимые данные должны быть временем. Поля «Время начала/Время конца» служат для ввода начального времени/конечного времени. |
| Целое число | Указывает, что вводимые данные должны быть целыми числами. Значения полей «Минимум/Максимум» служат для ввода наименьшего/наибольшего из целых чисел. |
Для таких «Типов данных», как «Дата», «Действительное», «Список», «Длина текста», «Время,» «Целое число», действует поле «Игнорировать пустые ячейки», которое позволяет оставить ячейку пустой. Чтобы задействовать ограничения, необходимо снять флажок.
2. Сообщение для ввода.
С помощью данной вкладки можно вводить сообщения для ввода. Смысл вкладки прост и может быть освоен самостоятельно. Отметим лишь, что поле для ввода текста сообщения может содержать до 255 символов.
3. Сообщение об ошибке.
Если установлен флажок «Выводить сообщение об ошибке», то при вводе в ячейку недопустимых значений выводится предупреждение об ошибке, или ввод неверных данных запрещается.
В поле «Вид» выбирается, какого вида сообщение будет выводиться: Excel позволяет выводить сообщения в виде «Останова», «Сообщения», «Предупреждения»:
- чтобы отображать информационное сообщение, включающее кнопки <OK> (кнопка по умолчанию) и <Отмена>, необходимо выбрать «Сообщение»;
- чтобы отображать предупреждение, содержащее запрос о продолжении и кнопки <Да>, <Нет> (кнопка по умолчанию) и <Отмена>, необходимо выбрать «Предупреждение». В сообщениях обоих типов с помощью кнопок <OK> и <Да> производится ввод некорректных данных в ячейку. Кнопка <Нет> позволяет исправить содержимое ячейки. Кнопка <Отмена> возвращает в ячейку старое значение;
- если выбран «Останов» в окне Вид, то сообщение будет включать кнопку <Повторить>, позволяющую исправить содержимое ячейки, и кнопку <Отмена>, сохраняющую в ячейке старое значение.
Чтобы установить требуемые функции проверки вводимых данных, выделяют нужный диапазон и обращаются к соответствующей опции.