Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов.
В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без элементов оформления, относящихся не к тексту. Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.
В режиме Web-документа экранное представление не совпадает с печатным. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.
В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.
В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель Структура, элементы управления которой позволяют править структуру документа.
Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду Файл > Предварительный просмотр Web-страницы, а для печатных документов — Файл > Предварительный просмотр.
Обеспечивает доступ ко всем функциональным возможностям программы строка меню текстового процессора Microsoft Word. Однако не всегда этот доступ самый удобный. При этом строка меню удовлетворяет принципу функциональной полноты.
Базовый принципработы с любым текстовым процессоромсостоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.
Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного употребления, условным заказчиком является сам автор. Ряд вопросов надо решить до начала работы с документом.
К какому типу относится документ?Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Третий тип — Web-документы. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.
Если требования заказчика еще не известны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматирования документов, передаваемых для дальнейшей обработки. В частности, необходимо:
• ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав операционной системы;
• минимизировать использование средств форматирования абзацев;
• отключить все автоматические средства форматирования;
• не использовать встроенные средства текстового процессора для создания встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рамки и прочие);
• исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом;
• сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих минимум информации о форматировании;
• в каждом случае отступления от этих правил, например при необходимости использовать формулы, таблицы и специальные символы, согласовывать свои действия с заказчиком.
К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:
• создание документа;
• ввод текста;
• редактирование текста;
• рецензирование текста;
• форматирование текста;
• сохранение документа;
• печать документа.