Для упрощения просмотра и запоминания формул одной или нескольким ячейкам можно присвоить имя. Если в листе присутствуют заголовки строк и столбцов, то на них можно сослаться в формуле или использовать как имена, связанные с ячейками. Кроме того, можно создать имя, которое представляет одинаковые ячейки или группу ячеек на нескольких листах. Выделите ячейку, группу ячеек или несмежный диапазон, которому необходимо присвоить имя. Установите курсор в поле имени, которое расположено слева в строке формул. Введите имя ячеек. Нажмите клавишу ENTER.
При редактировании содержимого ячейки ей нельзя присвоить имя.
Использование имен может упростить понимание формулы. Например, формула «=СУММ(Продано_в_первом_квартале)» проще для понимания, чем формула «=СУММ(Продажа!C20:C30)». В этом примере имя «Продано_в_первом_квартале» представляет группу ячеек «C20:C30» на листе «Продажа».
Имена можно использовать на любом листе книги. Например, если имя «Контракты» ссылается на группу ячеек «A20:A30» на первом листе рабочей книги, то это имя можно применить в любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу. Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя «ПроцентнаяСтавка», которому присвоено значение 6.2 процента, можно использовать в любом месте для вычисления процентов. По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.
Использование в формулах данных других листов и книг.Используя связывание или внешние ссылки, можно обмениваться данными, расположенными в разных листах и книгах. Связывание особенно полезно в тех случаях, когда отсутствует практика хранения больших моделей и систем расчетов в одной книге. Связывание не ограничено связыванием двух книг. Можно создавать иерархии связанных книг. В следующем примере (рис. 5.7) функция СРЗНАЧ используется для вычисления среднего значения диапазона B1:B10 на листе «Маркетинг».
| Имя листа |
| Отделяет лист от диапазона |
| Диапазон клеток |
| Рисунок 5.7 |
Внешние ссылки можно использовать для:
1. слияния данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных пользователей или коллективов распределенные данные можно интегрировать в одну итоговую книгу. Исходные книги по-прежнему могут изменяться независимо от итоговой книги;
2. создания различных представлений одних и тех же данных. Все данные и формулы можно ввести в одну книгу или несколько книг и затем, создать книгу отчетов по данным исходных книг;
3. последовательной разработки больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность взаимосвязанных книг, можно работать с отдельными частями модели без открытия всех составляющих модель книг. При работе с небольшими книгами легче вносить изменения, открывать и сохранять файлы, выполнять пересчет листов, при этом, размер памяти, запрашиваемой у компьютера для выполнения указанных действий, может быть незначительным.
Создание формулы, использующей значения другого листа или книги.Укажите ячейку, которая будет содержать внешнюю ссылку. Если создается новая формула, введите знак равенства (=). Если внешняя ссылка является частью формулу, то перед ней можно ввести оператор или функцию. Если связываются листы рабочей книги, укажите лист, содержащий связываемые ячейки. Если листы связываются с другой книгой, перейдите в эту книгу и укажите лист, содержащий связываемые ячейки. Выделите связываемые ячейки. Для завершения ввода формулы нажмите клавишу ENTER.