Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая суммирует информацию из конкретных полей списка или базы данных. При создании сводной таблицы с помощью мастера вы можете задать нужные поля, организацию таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений. После построения таблицы можно изменить ее расположение для просмотра данных под другим углом зрения. Именно возможность изменения ориентации таблицы, например транспонирование заголовков столбцов в заголовки строк и наоборот, дала сводной таблице ее название и делает ее мощным аналитическим инструментом. Сводная таблица связана с исходными данными, но автоматически не пересчитывается при их изменении. Чтобы обновить таблицу, нужно нажать кнопку Обновить данные на панели инструментов Сводные таблицы, которая автоматически выводится на экран при создании или выделении сводной таблицы.
Запуск мастера сводных таблиц.Чтобы приступить к созданию сводной таблицы, выберите в меню команду Вставка Þ Сводная таблица. Excel запустит мастер сводных таблиц, который будет сопровождать вас в процессе создания таблицы, включающем в себя следующие шаги:
1. задание типа источника данных.
2. указание местонахождения исходных данных или получение их из внешнего источника с помощью Microsoft Query.
3. задание макета таблицы и выбор итоговой функции.
4. указание места для размещения таблицы.
Шаг 1. Первое окно диалога мастера сводных таблиц представлено на рис.5.36. Обратите внимание на рисунок в левой части окна диалога. При установке переключателя Использовать внешний источник данных здесь появится изображение ЭВМ, передающей данные на терминал.
Укажите местонахождение исходные данные. Если источником данных является список Excel и перед выбором команды Сводная таблица вы выделили только одну ячейку в этом списке, то мастер сводных таблиц правильно заполнит это окно диалога.
При построении сводной таблицы на основе внешнего источника данных, нескольких диапазонов консолидации или другой сводной таблицы вы увидите другие варианты этого окна диалога.
Если исходный список находится в неоткрытой книге Excel, нажмите кнопку Обзор в этом окне диалога. После нахождения нужного файла введите имя или ссылку на диапазон, где находится список. Задайте местонахождение будущей сводной таблицы
Рисунок 5.36 - Мастер сводных таблиц будет сопровождать вас в процессе создания таблицы
Шаг 2. После задания исходных данных нажмите кнопку ОК, чтобы перейти к заполнению макета, показанного на рис. 5.37.
Шаг 3. В следующем окне вы можете сформировать макет (структуру) сводной таблицы и указать, какая информация должна отображаться в теле таблицы (рис. 5.38). Точнее говоря, речь идет только о начальном макете сводной таблицы, поскольку после создания таблицы ее можно реорганизовать в любое время.
Рисунок 5.37 - Переход к заполнению макета
Рисунок 5.38. Задание начального макета сводной таблицы
В центре этого окна диалога находится диаграмма макета, на которой показаны три оси таблицы (строк, столбцов и страниц) и область данных. В правой части окна диалога отображаются кнопки для каждого поля источника данных. Чтобы задать структуру таблицы, просто перетащите эти кнопки в различные области диаграммы макета. Если нужно удалить поле из сводной таблицы, перетащите его кнопку за пределы этой диаграммы. На рис. 5.38 показан примерный макет сводной таблицы. Мы перетащили кнопки полей, содержащих итоговые данные по кварталам в область данных. На диаграмме макета отображается Сумма по этим полям, указывающее на то, что в теле сводной таблицы будут выводиться суммы продаж для каждого пересечения по полю Категория.
По умолчанию мастер сводных таблиц применяет функцию Сумма к числовым значениям в области данных и использует функцию Кол-во значений для нечисловых значений. Чтобы использовать другую итоговую функцию, например Среднее или Максимум, дважды щелкните на заголовке поля после его перетаскивания в область данных и затем в окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выберите необходимую функцию (рис. 5.39).
Рисунок 5.39 – Окно переопределения функции вычисления
Рисунок 5.40 - Итоговая сводная таблица
В построенной сводной таблице можно сделать различные выборки, например по конкретному товару (рис. 5.41).
Excel без промедления создает сводную таблицу. Если таблица основана на внешних данных, Excel сначала выполнит запрос, а затем построит сводную таблицу.
Когда выделение находится в пределах сводной таблицы, то по умолчанию Excel выводит на экран ленту с командами и инструментами, предназначенными для форматипования и настройки сводной таблицы, показанную на рис. 5.41.
Рисунок 5. 41 - Инструменты для работы со сводной таблицей
Использование вычисляемых полей и элементов.Если вычисления, предлагаемые Excel, не удовлетворяют ваши потребности, то вы можете включить в сводную таблицу вычисляемые поля и вычисляемые элементы. Вычисляемое поле - это новое поле, полученное с помощью операций над существующими полями сводной таблицы. Вычисляемый элемент - это новый элемент в существующем поле, полученный с помощью операций над другими элементами этого поля. После создания вычисляемых полей или элементов Excel позволяет использовать их так, как будто они являются частью исходных данных. При создании вычисляемых полей и элементов можно использовать арифметические операции с любыми данными сводной таблицы (включая данные, генерируемые другими вычисляемыми полями и элементами), но нельзя ссылаться на данные рабочего листа, находящиеся вне таблицы.
Создание вычисляемого поля.Чтобы создать вычисляемое поле, выделите в сводной таблице любую ячейку. Затем выберите команду Формулы на ленте Параметры. В подчиненном меню Формулы выберите команду Вычисляемое поле, и вы увидите окно диалога, представленное на рис. 5.42.
После нажатия кнопки Добавить Excel автоматически вставит в сводную таблицу созданное вычисляемое поле. После этого вы можете работать с этим полем, используя те же приемы, что и при работе с существующими полями.
Создание вычисляемого элемента.Чтобы создать вычисляемый элемент для поля, выделите заголовок поля или любой элемент этого поля. Затем выберите команду Формулы на ленте Параметры. В подчиненном меню Формулы выберите команду Вычисляемый объект, и вы увидите окно диалога, представленное на рис. 5.43.
Рисунок 5.42 - Окно диалога для создания вычисляемого поля
Рисунок 5.43 - Этот вычисляемый элемент будет автоматически появляться при включении соответствующего поля в сводную таблицу