Понятие документа было впервые введено Петром 1 и перевел он документ, как "письменное свидетельство", хотя по-латински это было доказательство. И до второй половины 20 века под документом понималась только письменная информация.
Начиная с конца 50х годов 20 века получило распространение расширенное понимание документа как материального объекта, содержащего информацию в закрепленном виде.
С тех пор существуют две трактовки документа:
- только письменные документы;
- любые.
Даже в законодательстве есть косвенное отражение этих противоречий.
Тем не менее информационная трактовка документа победила.
Основные виды включения наиболее распространенных документов:
• В 79 году ГОСТ 12.002/79 "На правах подлинника....[?].
• В 1990 в уголовный процесс были включены видео и фото документы.
· В 94 году был принят ФЗ "Об обязательном экземпляре документа", впервые появилась так называемая информационная трактовка документа - согласно ст. 1 документ - материальный объект зафиксированной информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенной для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования - впервые на законодательном уровне появилось определение документа, не связанного с письменной формой.
Недостатки:
- четко перечислены формы фиксации;
· В 95 году, когда была принята первая редакция ФЗ "Об информации" в ст. 2 было сформулировано понятие документированной информации или документа - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Сначала в ст. 5 данного закона появилось упоминание о документе, полученном из автоматизированной информационной системы. То есть, по сути дела, впервые был легализован статус компьютерного или электронного документа.
· В настоящее время: в ст. 2 действующего ФЗ "Об информации" дается следующее определение документированной информации - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.
То есть реквизиты обязательно должны определять содержание информации, а в некоторых случаях, когда это прямо упоминается в законе - ее материальный носитель.
В ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело: термины и определения" №Р5141-98 документирование определяется как запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Законодатель прямо не указал, что документированная информация и документ - понятия равнозначные, однако из положения закона и подзаконных актов можно сделать такой вывод.
В частности в части 3 ст. 11 ФЗ "Об информации", которая называется "Документирование информации" говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье указываются условия, при которых электронное сообщение и обмен такими сообщениями производится электронными документами. То есть, по крайней мере в отношении электронного документа термин «документ» употребляется как синоним документированной информации.
Наконец, в том же ГОСТе документированная информация рассматривается, как синоним документа.
В ситу ст. 1 ФЗ "Об информации" определение документа является общеправовым. В отдельных актах имеется дополнительное определение документа, в частности, в законе «Об архивном деле» рассмотрено понятие архивного документа, но это является частным случаем и распространяется только на те отношения, в которых оно фигурирует.
Рассмотрим подробнее общее определение документа.
Выделяют 3 составные части: содержание, материальный носитель и реквизиты документа (отличается о недокументированной наличием реквизитов).
• Содержание - под содержанием документа, так же как и под содержанием информации, рассматривается любая информация, которая рассматривается как сведения, сообщения, данные независимо от формы представления.
• Материальный носитель - в законодательстве не дается определения материального носителя документа, но есть несколько подходов к материальному носителю информации, сведений.
Первый подход. В отдельных случаях материальный носитель понимается как индивидуально-определенный предмет, вещь.
Пример: определение материального носителя дактилоскопической информации, которое дается в ст. 1 ФЗ "О государственной дактилоскопической регистрации в РФ". Там дается перечисление этих носителей. То есть индивидуально-определённые вещи, некие предметы.
Соответственно, при данном подходе информация в компьютерных сетях, информационных сетях ОЗУ и ПСУ ЭВМ не может рассматриваться как документ.
Второй подход. Материальный носитель информации рассматривается не только как индивидуально-определенный предмет, но и как физическое поле. Например ст. 2 ФЗ "О государственной тайне", в которой под материальным носителем сведений, составляющих государственную тайну, понимаются материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.
Данное определение достаточно широкое и позволяет включать все виды документов, в том числе и компьютерные документы.
Таким образом, если исходить из этого второго толкования материальности сведения, то материальный носительможно определить как материальный объект, в том числе физическое поле, где информация отражена в виде символов и сигналов, и имеющее реквизиты, позволяющие определить данную информацию или, в установленном законом случаях, материальный носитель документа.
Реквизиты - осуществляют две функции: информационную (когда, кем составлен документ, при каких условиях и от кого он исходит) и удостоверительную или защитную (предохраняет документ от фальсификации). В общем то мы будем рассматривать именно реквизиты, выполняющие удостоверяющую функцию.
Согласно ст. 11 ФЗ "Об информации" выделяется 2 реквизита:
- собственноручная подпись лица и
- электронная подпись (с февраля 2012 года прекратил свое действие ФЗ "Об ЭЦП", теперь действует ЭП).
ГК наряду с указанными реквизитами в ст. 160 называет еще следующее:
- факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования;
- иной аналог собственноручной подписи.
В отдельных статьях ГК упоминаются различного рода дополнительные средства, например, коды и пароли (ст. 147), но их как раз можно и рассматривать, как аналог собственноручной подписи.
Таким образом, наиболее важными реквизитами в соответствии ФЗ "Об информации" и ГК являются собственноручная подпись, факсимильное воспроизведение подписи, электронная подпись и аналог собственноручной подписи.
Печать эти акты не упоминают в качестве реквизита, но, так как она активно упоминается в других НПА и, согласно обычаю, она рассматривается как реквизит, то ее следует считать реквизитом.
Есть и другие реквизиты, но нами они специально рассматриваться не будут.
Более подробно на реквизитах мы остановимся применительно к машинным документам.