Документирование – это запись информации на разных носителях по установленным правилам.
Ст. 11 ФЗ «Об информации» говорит о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. Документ – синоним документированной информации.
В силу ст. 1 ФЗ «Об информации» определение документа является общеправовым.
Рассмотрим элементы документа:
1) Содержание.
2) Материальный носитель.
3) Реквизиты.
1) Содержание документа – это любая информация, которая рассматривается как сведения, сообщения, данные, независимо от формы их предоставления.
2) Материальный носитель документа:
2.1 Материальный носитель документа (информации) – это индивидуально определенный предмет и вещь.
2.2 Материальный носитель дактилоскопической информации (ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в РФ») – это носители магнитных и иных видов записи.
Материальный носитель рассматривается как физическое поле – это материальные объекты, в т.ч физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну находят свое отображение в качестве символов, сигналов и процессов.
Материальный носитель документ – это матер объект, в т.ч., физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию и в установленных случаях носитель документа.
3) Реквизиты документа. 2 функции:
1. Информационная.
2. Защитная.
2 элемента реквизита: собственноручная подпись и электронная подпись.
Сейчас действует ФЗ «Об электронной подписи». !!!
К реквизитам относятся факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования; иной аналог собственноручной подписи.
Элементы документа:
1. Собственноручная подпись.
2. Электронная подпись.
3. Факсимильная подпись.
4. Аналог собственноручной подписи.