Таблицы, запросы в СУБД MS Access: назначение, технологии создания.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами БД, к которым от носятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Таблица -- это основная структура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБД ее строки -- это записи, а столбцы -- поля БД. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом. Запрос -- это требование на: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными; изменения в БД. Форма -- созданный на экране шаблон, используемый, главным образом, для ввода, просмотра и редактирования записей БД. Отчет -- отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Страница доступа к данным -- диалоговая Web-страница, которая поддерживает динамическую связь с БД и позволяет просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера Internet Explorer 4.0 или Internet Explorer 5.0. Мак рос -- есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования. Модуль--это про грамма для работы с БД, написанная на языке Visual Basic for Applications 6.0 (VBA). Объекты БД могут быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку.

Все объекты, за исключением страниц доступа к данным, можно хранить в одном файле--файле БД с расширением. mdb.

Основные этапы построения таблиц в режиме конструктора.

Начинать следует с определения структуры таблицы, соответствующей предметной области, т. е. с определения полей, которые надо включить в таблицу, типов данных (полей), длины каждого поля, а также алгоритма обработки данных, удерживающихся в таблице.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне «База данных».

Общий алгоритм создания таблицы: открыть окно создания базы данных и перейти на вкладку «Таблицы» -» кнопка «Создать» --> [«Но вая таблица»] -> выбрать один из пяти способов создания таблицы («Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таб лиц», «Связь с таблицами») --» «ОК» -> .[«Сохранение»] -»задать имя созданной таблицы --> «ОК».

В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры создаваемой таблицы: «Имя поля», «Тип данных», «Описание».

В первую строку верхней части окна Конструктора ввести имя

первого поля, его тип и (при необходимости) описание этого поля.

Пользователь должен представлять себе (иметь на бумаге) структуру проектируемой таблицы, после чего, используя программу «Конструктор» в качестве инструментария, создать ее.

Последовательность действий при использовании программы «Конструктор»:

Сделать активным окно «База данных» (см. рис. 6.2) при помощи команды «Файл» -> «Создать» для создания новой базы данных или команды «Файл» -> «Открыть» при открытии существующей базы данных.

Выбрать вкладку «Таблицы» в окне «База данных».

Нажать кнопку «Создать» -> [«Создание таблиц»].

Выбрать способ создания таблицы: «Конструктор».

Нажать кнопку «ОК». На экране откроется окно Конструктора таблиц с мигающим курсором в первом ряду графы «Имя поля».

Типы и возможности запросов.

Запрос -- это важнейший инструмент для извлечения информации из одной или нескольких таблиц БД. Посредством запроса можно вносить изменения в саму БД. Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Его результатом является новая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована, а за тем сохранена или не сохранена.

Запросы позволяют решать многие задачи, не прибегая к программированию. Например, представлять данные в агрегированном виде, про изводить вычисления над полями БД, группировать записи и находить для полей итоговые значения с помощью статистических функций: Sum, Avg (соответственно сумма, среднее значений поля); Max, Min (соответственно максимальное, минимальное значение поля); Count (число значений поля) и др.

СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастеров и с помощью Конструктора.

СУБД Access позволяет создавать запросы трех типов: запросы выбо ра, перекрестные запросы, запросы действия.

Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность: выбирать записи, удовлетворяющие условиям от бора; включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; осуществлять вычисления над полями БД; выполнять статистические расчеты для групп записей. Разновидностью запроса выбора является запрос с параметрами -- это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк, верхняя строка -- заголовки столбцов из значений определенного поля, а на пересечении строк и столбцов -- итоговые значения.

Запрос действия -- это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует четыре типа запросов действия:

· запрос на удаление -- удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

· запрос на обновление -- служит для изменения информации в полях таблицы БД;

· запрос на добавление--производит добавление записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД;

· запрос на создание таблицы -- создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Этот запрос полезен в случае: создания таблицы для экспорта в другую БД Access; создания страниц доступа к данным, отображающих данные соответственно указанному моменту времени; создания резервной копии таблицы; создания архивной таблицы, содержащей старые записи.