Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования (электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме).
Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).
Отличительные черты электронного документа:
- универсальность (может описывать более широкий класс объектов),
- динамичность (в силу своей электронной природы легок в модификации),
- интерактивность (может быть модифицирован в ответ на действия обозревающего),
- виртуальность (может быть сгенерирован из базы данных по запросу пользователя).
Как показывает практика, можно выделить три основные области применения электронных документов:
- создание электронных аналогов бумажных документов (книги, газеты, письма, финансовые бумаги),
- использование в качестве основы для интерактивных вэб-приложений,
- формальное (машинно-ориентированное) описание сложных информационных объектов (схемы данных, интерфейсы, словари).
В соответствии с этим создаются классы электронных документов и наборы их элементов. Например, при описании бумажных документов нет необходимости в интерактивных элементах, что значительно упрощает документ и всю систему. Однако такой подход не использует преимуществ электронного представления и применяется все реже.