Преобразование данных

1. Формулы

Формулы являются удобным средством работы с данными электронной таблицы. С их помощью можно выполнять различные операции над данными, такие как сложение, умножение, сравнение и т.д. Простейшая формула — это комбинация постоянных значений и операторов, которая вводится в ячейку и предназначается для получения нового результирующего значения. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства — «=».

При написании формулы используются:

Ø арифметические операторы («+» — сложение, «-» — вычитание, * умножение, «/» — деление, «%» — процент, «^» — возведение в степень),

Ø операторы сравнения («<» — меньше, «>» — больше, «=» — равно, «<>» — неравно, «<=» — меньше или равно, «>=» — больше или равно),

Ø оператор текста &, объединяющий два или более текстовых значения в единое текстовое значение.

В формуле MS Excel операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо. Изменять порядок вычислений можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками. При выводе на экран MS Excel заполняет ячейки, содержащие формулы, их результирующими значениями. Формула отображается в строке формул в том случае, если ячейка выделена.

Если MS Excel не в состоянии произвести правильное вычисление формулы, в ячейку выводится ошибочное значение. Ошибочные значения всегда начинаются со знака # (см.табл.1):

Таблица 1

Сообщение на экране	Ошибка в записи формулы
#ДЕЛ/0!	Деление на нуль
#Н/Д	Ссылка на недоступное значение
#ИМЯ?	Использование имени, нераспознаваемого MS Excel
#ПУСТО!	Неверное пересечение двух областей
#ЧИСЛО!	Неправильное использование числа
#ССЫЛКА!	Ссылка на недопустимую ячейку
#ЗНАЧЕН!	Использование неправильного аргумента или операнда
#####	Результат вычислений не помещается в ячейке, необходимо расширить столбец

При вычислении формул с использованием дат MS Excel производит расчет в сутках.

2. Ссылки

Ссылки на ячейки применяются для обозначения отдельных ячеек или групп ячеек и указывают, в каких ячейках искать значения, нужные для вычисления формулы. Существуют три типа ссылок (адресации): относительные, абсолютные и смешанные. Относительная ссылка (А1) указывает, как найти другую ячейку, начиная поиск с ячейки, в которой расположена формула. Абсолютная ссылка ($A$1) указывает точное месторасположение ячейки на рабочем листе. Смешанные ссылки (A$1 или $A1) указывают, как найти другую ячейку на основе сочетания абсолютной ссылки на столбец и относительной ссылки на строку или наоборот. При вводе в формулу тип ссылки можно изменять, нажимая клавишу F4. Оператор ссылки позволяет задать в формуле ссылку на группу ячеек. Существуют три типа операторов ссылок:

Ø оператор интервала (двоеточие) определяет одну ссылку на все ячейки, расположенные между первой и последней ссылками;

Ø оператор объединения (точка с запятой) определяет одну ссылку, объединяя ячейки, на которые указывают две введенные ссылки;

Ø оператор пересечения (пробел) определяет одну ссылку на ячейки, общие для двух ссылок.

Ссылки на ячейки в формулу можно вводить как с клавиатуры, так и с помощью мыши, что является более удобным — щелчок в ячейке или выделение фрагмента подвижной рамкой при протаскивании указателя мыши через интервал ячеек. В формулу можно ввести ссылки на ячейки, расположенные на любом рабочем листе ( =Лист3!А5), а также сформировать внешнюю ссылку на ячейки другой рабочей книги (=’[EX.XLS]Лист1’!$C$11). Объемная ссылка - это интервал, охватывающий два или более листа рабочей книги.

3. Функции

Функция — это специальная, заранее созданная в MS Excel формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает одно или несколько значений (см.рис.3).

Рис.3.

Функции можно использовать в качестве составных частей сложных формул. Применение функций на рабочих листах упрощает и сокращает длинные формулы. Функцию можно вводить в формулу непосредственно с клавиатуры, однако удобнее выполнять эту операцию с помощью Мастера функций .

Все встроенные функции MS Excel разделены на категории, названия которых соответствуют типу включенных в них функций (см.рис.4).

Рис.4.

Мастер функций, позволяющий в пошаговом режиме ввести функцию в формулу, дает пояснения о назначении функции, ее аргументах.

4. Надстройки

В стандартной установке программы активизированы не все возможные функции пакета. Для активизации дополнительных возможностей необходимо активизировать надстройки (СервисНадстройки). Чаще всего используется Пакет анализа (см. рис.5).

Рис.5.

Для анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет выполнен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон.

После активизации данной надстройки в команде строки МенюСервис, появляется Анализ данных, где и находятся дополнительные функции, в частности необходимая функция Генерация случайных чисел (см. рис.6).

Рис.6.

Данная функция используется для заполнения диапазона случайными числами, извлеченными из одного или нескольких распределений. С помощью данной процедуры можно моделировать объекты, имеющие случайную природу, по известному распределению вероятностей (см. рис.7).

Рис.7.

Задание параметров в генерации следующее:

Ø Число переменных — количество столбцов, которое необходимо создать;

Ø Число случайных чисел — количество строк;

Ø Распределение — выбирается из предоставленного списка;

Ø Параметры — параметры, определяемые для выбранного распределения.