Экранное представление электронной таблицы обычно значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Это связано с тем, что единый рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых определяется форматом печатного листа. Кроме того, элементы оформления рабочего окна программы (номера строк и столбцов, границы ячеек) – не отображаются при печати.
Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов Стандартнаяосуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умолчанию. По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа. Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром. Если эти параметры надо изменить, то используется команда Файл—Печать, которая открывает диалоговое окно Печать. Если часть данных не нужно выводить на печать, то можно задать область печати, т.е. диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа. Чтобы разделение печатных страниц происходило в определенном месте рабочего листа, надо сделать активной ячейку, которая будет располагаться в левом верхнем углу печатной страницы, и даль команду Вставка-Разрыв страницы.
Перед печатью необходимо открыть окно предварительного просмотра командой Файл-Предварительный просмотр. Режим Файл-Параметры страницы позволяет изменить параметры страницы и печати, в том числе задать масштаб вывода документа на печать. [2, 3, 7, 9]