Для передачи сообщений от одного пользователя к другому (такая система называется электронной почтой — e-mail) каждое локальное руководство назначает машину, которая выполняет все действия по обработке электронной почты. Эта машина называется сервером электронной почты домена (почтовым сервером0. Каждое сообщение электронной почты, исходящее из домена, сначала отправляется на сервер электронной почты, который затем отправляет его по указанному адресу. Точно так же каждое входящее сообщение, адресованное пользователю, машина которого находится в домене, сначала приходит на сервер электронной почты, где оно находится до тех пор, пока пользователь не захочет просмотреть входящие сообщение. На почтовом сервере организована база данных, в которой для каждого пользователя выделяется персональный раздел, который принято называть почтовым ящиком. Для отправки и получения сообщений используют программу Outlook Express, входящую в состав Windows XP
Помня о функции, выполняемой сервером электронной почты домена, легко понять структуру адреса электронной почты. Он состоит из цепочки символов, обозначающих пользователя, за которой следует символ @ и доменное имя сервера электронной почты, который должен получить сообщение.