Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но не на экране, а на принтере. Кроме того, отчеты предоставляют возможности группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных. Они могут применяться для получения счетов, заказов, справок и других документов. Основная часть сведений для отчета берется из базовой таблицы или запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.
Возможны следующие варианты создания отчетов:
· В режиме Конструктора;
· С помощью Мастера;
· Автоматическое создание отчета стандартного вида, в котором каждая запись запроса или таблицы представлена в виде названия и значения поля – Автоотчет в столбец.
· Автоматическое создание стандартного отчета, в котором данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке - Автоотчет ленточный.
· Создание отчета с диаграммой;
· Создание отчета для печати почтовых наклеек –Почтовые наклейки.
В отличие от форм при создании отчета возможна операция группировки данных в отчете.
Проще всего создать отчеты в столбец и ленточный. В этих случаях получаются простейшие отчеты, включающие все поля источника данных. После создания отчет доступен для просмотра или печати.
При создании отчета в режиме Мастера предлагаются различные варианты макетов отчета. Например, если создается отчет без группировки данных, предлагаются три варианта: в столбец, табличный и выровненный. Если необходима группировка, то предлагается шесть вариантов макетов отчета. Мастер отчетов автоматически создает отчет на основании выбранных пользователем полей таблиц или запросов. Этот способ создания отчетов наиболее удобен
В режиме Конструктора предоставляются более мощные средства, требующие больше времени для разработки отчета. Техника работы с Конструктором отчетов незначительно отличается от работы с Конструктором форм. В частности, при этом используется такая же панель элементов. Существенное различие отчета и формы заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода на печать. Поэтому в них можно отказаться от использования управляющих элементов для ввода данных: списков, полей со списком, переключателей и т.д.
Область окна Конструктора разделена на зоны – Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета. Высоту зон можно изменять при помощи мыши. Заголовок отчета выводится один раз – в начале отчета. Все, что находится в верхнем колонтитуле, выводится в верхней части каждой страницы. Поэтому он может быть использован для вывода заголовков столбцов при создании многостраничных отчетов. В нижнем колонтитуле могут быть отображены номера страниц. Для создания подобных полей удобно использовать построитель выражений.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.
1. В чем заключаются отличия форм и отчетов?
2. Какие варианты создания отчетов Вам известны?
3. На какие зоны разделена область окна Конструктора отчетов?
4. Как выполняется сортировка и группировка данных в отчете?
5. Каким образом задается нумерация страниц отчета?
6. Как пронумеровать записи в области данных отчета?
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.