Результаты исследований могут быть представлены в виде таблиц. Таблицы обеспечивают удобное и наглядное представление информации. Кроме того, в таблице может быть выполнена первоначальная обработка данных: сортировка, вычисление итоговых и средних значений и т.д.
Таблица состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А, В, С,…) и номером строки(1,2,3,..). В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графики, рисунки, формулы.
Способы создания таблиц
С помощью команды Таблица/Вставить/Таблица. Команда открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором указывается размерность таблицы: количество строк и столбцов. В этом же окне находится кнопка Автоформат, позволяющая задать дополнительное оформление с помощью имеющегося набора образцов.
С помощью кнопки Добавить таблицу на стандартной панели инструментов. Размерность таблицы определяется путем закрашивания левой кнопкой мыши нужного количества строк и столбцов.
С помощью команды Вставка/Объект можно вставить таблицу Excel, указав тип объекта Лист Microsoft Excel (или с помощью кнопки Добавить таблицу Excel на панели инструментов Стандартная).
Заполнение таблицы.
Данные в ячейки таблицы обычно вводятся последовательно. Переход от ячейки к ячейке в направлении от начала к концу осуществляется клавишей Tab, в обратном направлении Shift+Tab, на строку вверх/вниз - клавишей со стрелкой вверх/вниз. Чтобы заполнить таблицу, надо поместить курсор в ячейку и набрать нужный текст. Если ввести команду Таблица/Автоподбор по содержимому, то высота ячейки автоматически будет увеличиваться, чтобы вместить весь набранный текст. Вставлять символ табуляции в ячейку таблицы позволяет комбинация клавиш Ctrl+Tab.
В ячейку таблицы можно импортировать графику обычным для работы с текстом способом.
В таблицах могут быть выполнены вычисления. Для вставки в таблицу формулы необходимо поместить курсор в ячейку, в которую следует поместить результат расчета, и выполнить команду Таблица/Формула... Далее в поле Формула ввести нужную функцию из списка Вставить функцию или набрать формулу с клавиатуры и в поле Формат числа задать формат для выводимого числа. Формулы могут включать адреса ячеек, функции, знаки операций (+,-,*,/,^), скобки.
В формулах используются ссылки на ячейки. Строки таблицы обозначаются числами, столбцы - латинскими буквами. Идентификатором ячейки служат буква и число, соответствующие пересекающимся в этой ячейке столбцу и строке. Например, C6обозначает ячейку на пересечении третьего столбца (C) и шестой строки. Для ссылок на группу из отдельных ячеек используется в качестве разделителя точка с запятой, двоеточие - для разделения первой и последней ячейки диапазона.
Например, для вычисления в ячейке В7суммы чисел, находящихся в диапазоне В2:В6 необходимо:
· установить курсор в ячейку В7;
· выполнить команду Таблица/Формула;
· в поле формула ввести функцию =SUM(B2:B6).
Для вычисления суммы чисел, находящихся в диапазоне В2:В4 и числа в ячейке В6 используется формула =SUM(B2:B4;В6) или
= B2+В3+B4+В6.
Если в диапазоне ячеек, указанных в формуле, встречаются пустые ячейки, то результат вычисления формулы будет ошибочным. Для получения верного результата надо ввести нули в пустые ячейки.
В формулах указываются адреса ячеек, которые модифицируются при изменении числа ячеек в строке/столбце, поэтому необходимо внимательно относится к использованию формул в таблицах.
При изменении ссылок на ячейки и содержимого самих ячеек для обновления результата вычисления формулы следует выделить ячейку, содержащую эту формулу, и нажать F9.
Модификация таблицы.
Перемещение (копирование) ячеек, строк и столбцов выполняется с помощью буфера обмена или перетаскиванием с помощью мыши выделенного фрагмента (копирование с нажатой Ctrl).
Чтобы добавить строки (столбцы) в таблицу, выделить всю строку (столбец) ниже или выше (правее или левее) места вставки новой строки (столбца) и выполнить команду Таблица/Вставить строки (столбцы). Для удаления строк (столбцов) необходимо выделить их и выполнить команду Таблица/Удалить строки (столбцы).
Удаление отдельных ячеек приводит к изменению структуры таблицы, поэтому, выделив ячейку и выполнив команду Удалить ячейки, надо дополнительно указать, куда сдвигаются остающиеся ячейки установкой соответствующего переключателя.
Ширину столбца можно изменить, перетащив правую ограничительную линию изменяемого столбца в нужную сторону. Эту операцию можно выполнить и с помощью координатной линейки. Для этого надо поставить курсор в зоне таблицы и отобразить линейку на экране командой Вид-Линейка. Позиции вертикальных разделительных линий между столбцами таблицы обозначаются на линейке маркерами столбцов таблицы. Необходимо перетащить мышью на нужное место соответствующий маркер.
Независимо от способа изменения ширины столбца, общая ширина таблицы остается неизменной. При этом размер всех столбцов справа от обрабатываемого столбца изменяется пропорционально начальной ширине.
Более точно размер выделенного столбца можно установить в окне Свойства таблицы. Окно открывается командой Таблица/Свойства таблицы. Выбрав нужную вкладку можно задать точное значение высоты столбца или ширины строки.
Часто возникает необходимость снабдить таблицу заголовком. Он может быть общим для всех или нескольких столбцов.
Команда Таблица/Объединить ячейки позволяет объединить все выделенные ячейки. При слиянии ячеек Word рассматривает содержимое каждой из них как отдельный абзац внутри объединенной ячейки. Абзацы располагаются один под другим. Для разделения объединенной ячейки на составляющие ее надо выделить и дать команду Таблица/Разбить ячейки.
Таблицу можно разделить на две части. Это необходимо, если между частями таблицы нужно вставить текст или рисунок, либо таблица располагается на нескольких страницах. Для разбиения таблицы курсор устанавливают в строку, перед которой должна быть разделена таблица и выполняют команду Таблица/Разбить таблицу.
Как правило, на последующих страницах повторяют, для удобства чтения, шапку таблицы. Чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице, надо выделить все строки, составляющие заголовок таблицы и выполнить команду Таблица/Заголовки.
Форматирование таблицы
Для форматирования содержимого ячеек таблицы могут быть использованы все команды меню Формат.Форматирование границ и заливки ячеек таблицы может быть выполнено с использованием панели инструментов Таблицы и границы.На этойпанели инструментов есть значки, позволяющие выровнять содержимое ячеек (по центру, по нижней границе и т.д.) Для оформления можно также вызвать окно Границы и заливка (команда Формат/Границы и заливка), выбрать вкладку Граница, затем типлинииитипграницы.
Сортировка данных в таблице
Для выполнения полной сортировки, сопровождающейся перестановкой целых строк, необходимо выделить сортируемые строки, вызвать команду Таблица-Сортировка,указать, по какому столбцу выполняется сортировка и в поле Тип определить тип данных, подлежащих сортировке (Текст, Число или Дата). С помощью кнопок По возрастанию, По убыванию установить вид сортировки и нажать ОK.
Построение диаграмм.
Для наглядного отображения цифровых результатов часто в документах используются диаграммы. Программа Microsoft Graph позволяет использовать в документах большинство известных типов диаграмм. Причем переключение из одного вида диаграммы в другой осуществляется простым изменением выбора в меню программы.
Чтобы вставить диаграмму в документ, необходимо выделить часть или всю таблицу, затем установить курсор в нужную позицию документа и выполнить команду Вставка/Объект/Диаграмма Microsoft Graph. Появится окно программы Graph, в котором расположены два рабочих окна: окно таблицы данных и собственно окно диаграммы. В таблицу данных исходные значения вносятся из буфера обмена.
Далее необходимо выбрать тип диаграммы и, закрыв окно программы Graph, перенести диаграмму в документ.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.
1. Перечислить основные способы создания таблиц.
2. Как осуществляется переход по ячейкам таблицы?
3. Что служит идентификатором ячейки?
4. Как вставить в ячейку формулу?
5. Как обновить результат вычисления по формуле?
6. Как добавить/удалить строки/столбцы в таблицу?
7. Как изменить ширину столбца?
8. Как выполняется разбивка таблицы на две части?
9. Как производится сортировка данных в таблице?
10. Как вставить диаграмму в документ?
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.