При функционировании БнД юридического назначения должно быть обеспечено своевременное централизованное обновление законов, постановлений, указов, юридических актов, т.е. их актуализация.
В отличие от центральной и локальной юридических баз данных, интегрированная автоматизированная система управления (ИАСУ) юридическими базами носит децентрализованный характер. Децентрализация выражается в организации на разных уровнях ИАСУ независимо от функционирующих локальных БнД. Они приближают хранение данных к рассредоточенным местам их возникновения и обработки, ускоряют доступ к юридической информации и повышают степень надежности всей системы. В то же время она вызывает сложные проблемы согласования и информационного обмена между уровнями, ограничивает выполнение каждой прикладной функции рамками центрального и одного локального БнД и тем самым ограничивает адаптивность информационного обеспечения к потребностям развития ИАСУ как единой системы. Преимущества централизации наиболее рационально сочетаются в распределенных банках данных.
Распределенным банком данных (РБнД) называется совокупность логически связанных баз данных, реализованных на различных пространственно рассредоточенных вычислительных средствах, вместе с организационными, техническими и программными средствами ее создания и ведения. Сами по себе локальные БнД в узлах распределенной системы обработки данных не образуют РБнД до тех пор, пока не обеспечивается их логическое объединение, которое означает наличие глобального описания данных, что отражает глобальная схема, и обеспечение на его основе независимости программ от местоположения данных.
В РБнД технические и программные средства локальных БнД могут строиться на разной основе, что вызывает необходимость их согласования при поиске и передаче, регламентируемого так называемыми сетевыми протоколами.
Создание ИАСУ направлено на наиболее полный экономически и технически обоснованный охват автоматизацией функций управления юридическими процессами для достижения наилучших результатов, оптимизации технологических процессов принятия решений, роста технико-экономических показателей, рационального использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Это достигается на основе:
- интеграции функций управления взаимосвязанными процессами юридической деятельности;
- согласованного взаимодействия всех автоматизированных юридических систем (АС), входящих в ИАСУ;
- использования иерархической системы юридических моделей планирования и оперативного управления, процедур оптимизации плановых расчетов и выбора управленческих решений;
- развития системы согласованных юридических норм и нормативов;
- рационального построения организационной структуры управления юридическими событиями и распределения функций между подразделениями, обеспечивающих комплексность принятия согласованных решений, целевую направленность деятельности подразделений, гибкость .и простоту управления на каждом уровне;
- создания замкнутых взаимосвязанных контуров оперативного управления юридическим процессом ;
- создания адаптивных систем управления, способных приспосабливаться к изменяющимся условиям;
- совершенствования документооборота на основе передачи оперативных данных по каналам связи на устройства отображения и придания юридической силы машинным документам;
- автоматизации сбора и первичной обработки юридических данных;
- создания распределенной информационной базы данных, однозначно интерпретируемых при совместном функционировании всех АС, входящих в состав ИАСУ;
- рационализации и оптимизации информационно-технологических режимов, повышения оперативности и эффективности управления юридическими процессами;
- создания автоматизированных рабочих мест юристов.
В процессе создания АС для юриста, входящих в состав ИАСУ, должны быть определены и обоснованы целесообразные состав и уровень автоматизации функций юридической деятельности.