Методичні поради

Систему встановлено. Система працює технічно, проте використовувати її за прямим призначенням поки ще не можна. Спочатку Систему необхідно пристосувати до особливостей господарської діяльності підприємства. І першим кроком у настройці і підготовці Системи до роботи є заповнення словників.

В Системі під словником розуміють будь-яке сховище інформації, яке не є обліковим реєстром, тобто в якому зберігаються дані не за конкретними документами, зобов’язаннями, звертаннями, а деякі допоміжні відомості.

Кожен словник Системи є впорядкованою сукупністю позицій або записів (наприклад, список товарів). Позиція може описуватися однією характеристикою або їх набором. Для зручної роботи позиції групуються в тематичні розділи і підрозділи (каталоги і підкаталоги).

Застосування словників в Системі значно прискорює і полегшує процес внесення нової інформації. Внесення даних з клавіатури замінюється вибором із словника позиції, яка містить потрібну інформацію. При цьому використання словника зменшує ймовірність появи помилки в процесі заповнення полів форм. Крім того, встановлюючи певну позицію словника, стають доступними в Системі всі характеристики цієї позиції.

Словники доцільно формувати до початку роботи з Системою, потім їх доповнювати або редагувати.

В стандартній поставці багато словників уже містять деякі дані. При підготовці Системи до роботи необхідно перевірити усі словники і, за потреби, внести свої коригування.

Особливу увагу слід приділити словнику «План счетов». З незаповненим або неправильно заповненим планом рахунків працювати неможливо. Решту словників можна заповнювати і в ході роботи. Але краще витратити деякий час і заповнити (в основному) словники ще до початку роботи системи.

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ 1. НАСТРОЙКА СЛОВНИКІВ