Операції з основними засобами (нематеріальними активами) повинні бути відображені в обліку господарських операцій так само, як операції з будь-якими матеріальними цінностями. Але в обліку господарських реєструється тільки переміщення (в сумовому і кількісному вираженні) матеріальних цінностей відповідних номенклатур між рахунками і матеріально-відповідальними особами, а цього для обліку основних засобів мало. Облік основних засобів передбачає ряд особливостей:
· вести облік окремо для кожної одиниці основних засобів;
· зберігати інвентарні номери і інші індивідуальні характеристики основних засобів;
· вести облік залишкової вартості інвентарного об’єкта на поточний обліковий період;
· розраховувати амортизаційні відрахування;
· зберігати історію дій над об’єктом;
· суворо узгоджувати зміни залишкової вартості об’єкта з даними господарських операцій, які відображають знос основних хасобів.
Усе це забезпечує розділ Системи ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОТЕКА.
У інвентарній картотеці реєструються картки – по одній на кожний інвентарний об’єкт, тобто на об’єкт обліку (матеріальну цінність), який:
· включений до словника «Номенклатор материальных ценностей» Системи;
· віднесений до рахунку (субрахунку), для якого в плані рахунків Системи встановлена типова форма аналітичного обліку «1 – Основные средства»;
· закріплений за матеріально-відповідальною особою, зараєстрованим у словнику «Организации, ответственные лица».
Кожна інвентарна картка містить такі обов’язкові відомості по інвентарному об’єкту – це рахунок (субрахунок), на якому враховується інвентарний об’єкт, інвентарний номер, мнемокод матеріально-відповідальної особи, найменівання інвентарного обєкта, дата введення в експлуатацію, норма зносу, номера рахунків для проведення нарахування зносу.
Усі операції з інвентарним об’єктом реєструються в історії інвентарного об’єкта. За її допомогою можна не тільки з’ясувати коли і за яких обставин із інвентарним об’єктом виконувалась та чи інша операція. Через історію операцій Система дозволяє виконувати відкат виконаних операцій, тобто видаляти із бази даних Системи помилково занесену господарську операцію.